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OPINIÓN

Iván Martín Pérez, CEO Consultoría Estratégica ThinkforGrowth. Director de Facilities y SSGG y Norma UNE 15896 en AERCE

¿Cómo seleccionar a un proveedor de FM desde la perspectiva de compras?

Sin duda, los tiempos están cambiando nuestra forma de trabajar diariamente mucho más rápido de lo que nuestra imaginación nos pudiese haber alcanzado hace unos años.

Seguramente, si alguno de nosotros hubiésemos tratado de explicar a nuestros abuelos o padres que ya no necesitamos coger un avión para reunirnos con un cliente, proveedor o colaborador ubicado a 5.000 km de distancia y que en dos clicks a través de Skype o de otra plataforma podríamos conectarnos sin coste alguno,  o que hoy en día se puede trabajar desde casa, nos hubiesen tildado de ilusos, utópicos, vagos o cualquier otro adjetivo calificativo donde no saldríamos muy bien peinados.

La realidad es que los avances tecnológicos, especialmente internet, han supuesto una nueva revolución industrial y han concebido una nueva forma de relacionarnos, no solo en la vida personal, sino también en la profesional, y ahí es donde tiene cabida el Facility Management.

Puedo decir sin temor a equivocarme que los cambios por venir son tantos y de tanto calado, que nosotros mismos no podemos acometer solos con éxito el proceso de elegir el modelo de FM que queremos implementar en nuestra organización. Esta decisión estratégica puede condicionar tanto el devenir de la empresa que se ha vuelto, bajo mi punto de vista, una decisión del Comité de Dirección de cualquier compañía y dónde deben intervenir: 

  • Recursos Humanos, para la definición del modelo de trabajo, colaboración, relación y necesidades de los empleados en los próximos 10 ó 15 años, a fin de retener y atraer al talento existente en el mercado, y a disponer de una solución, no solamente válida para ayer, como históricamente se han tomado las decisiones de compras y de proveedores, sino que abarque un plazo de tiempo lo suficientemente amplio para que las inversiones puedan ser rentabilizadas. 
  • Compras, para garantizar que el proceso de selección de un proveedor se hace teniendo en cuenta el TCO (Total Cost of Ownership) y no solamente el factor precio que tan malas decisiones nos ha hecho tomar en muchas compañías. 
  • Deben intervenir los propios empleados, para determinar realmente las necesidades presentes y futuras de los mismos, realizando grupos de trabajo representativos de la muestra total de la masa de empleados y colaboradores que pongan encima de la mesa cómo les gustaría que fuese su puesto de trabajo. 
  • Deben participar en el proceso empresas externas especializadas en consultoría de espacios y de procesos, y otras consultoras tecnológicas a fin de redefinir con la mayor precisión las necesidades futuras de la organización. Las estructuras jerárquicas o matriciales que han formado parte de las empresas durante 300 años están cambiando de forma hacia estructuras de redes de tela de araña, donde se trabaja con equipos de colaboradores por proyecto y de personas expertas en unas cuestiones muy concretas, que entran en una empresa para este fin y salen una vez ha finalizado el mismo.
  • No podemos olvidarnos del departamento Comercial o de Desarrollo de Negocio, ya que cada vez hay otro tipo de oportunidades en el mercado que implican cambios organizativos importantes en las empresas y que deben formar parte de este proceso de decisión. 
  • Debemos implicar al CIO, director de Informática, departamento de Sistemas… ya que un cambio de modelo de FM tiene importantes consecuencias para su trabajo y sobre sus necesidades de servicios y proveedores. 
  • Responsable de Facilities y/o Servicios Generales, que realmente va a ser quien vaya a gestionar el día a día de los diferentes usuarios. 
  • Y, por último, la Dirección General, ya que estos cambios deben estar interconectados con los planes estratégicos de las mismas.

De este equipo multifuncional deben salir realmente las necesidades reales de la empresa con el objetivo de poder implementar un modelo de FM, y es entonces y solo entonces cuando se puede derivar la responsabilidad al departamento de Compras de la elección y negociación de la mejor y más adecuada propuesta para nuestra compañía. 

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Si cogemos algunas de las matrices de referencia para cualquier comprador, AMBI o Kraljic, por ejemplo, se deberá buscar una relación de partner estratégico y, sobre todo, evaluará cada propuesta desde una óptica de las mejoras continuas que puede aportar cada proveedor, de cómo acometer un futuro incierto sin tomar decisiones hoy que nos suponga una soga al cuello cuando no tenemos claro el devenir de los acontecimientos, y deberá buscar fórmulas creativas de construir una relación basada en el crecimiento mutuo y en la confianza, de una relación win-win, donde las dos partes ganan o pierden, donde se establezcan bonus/malus en el precio en función de la adecuación de las decisiones tomadas y donde, en cierto modo, el proveedor participe de los beneficios obtenidos pero también de los riesgos. 

Por lo tanto, es esencial conocer no solo las capacidades presentes y futuras, sino la capacidad de adaptación de tu proveedor a un entorno cambiante. Es esencial analizar con minuciosidad la relación de tu partner con sus respectivos proveedores y su grado de flexibilidad y adaptación a nuevos desafíos que nos podemos encontrar en el camino. 

Realmente las empresas proveedoras de servicios de FM tienen que evolucionar sus propuestas comerciales en este sentido, ya que cada vez es más la necesidad de conocer no el “qué has hecho” o “qué haces”, sino el “qué puedes hacer” y “cómo puedes modificar tu propuesta de valor” en función de la evolución del mercado, de la tecnología, de la competencia e incluso de la evolución del propio colectivo de empleados y colaboradores de una organización. Los que primero reinventen sus organizaciones y procesos en este sentido serán quienes realmente obtén a ser proveedores de FM de los próximos años.

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