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ENTREVISTA

José Manuel Castellví, Fundador y CEO de The Mail Company

“Las empresas ya están obligadas por ley a comunicarse con la Administración sólo a través de medios electrónicos”

27/11/2018
The Mail Company, fundada en 2000, es una empresa española especializada en consultoría y desarrollo de soluciones personalizadas en los ámbitos de la Transformación Digital, Expediciones y Servicios Auxiliares.

Con delegaciones en Madrid, Barcelona, Lisboa y operaciones en toda la península, TMC viene ganando cuota de mercado ofreciendo a sus clientes plataformas integradas de servicios que armonizan el mundo físico y digital, lo que supone para sus clientes control de gastos, eficiencia, seguridad y plena validez legal. Su co-fundador y CEO es José Manuel Castellví.

-¿En qué consisten las Leyes 39/2015 y 40/2005 de obligatoriedad a que las empresas mantengan sus comunicaciones con la Administración a través de medios electrónicos?

En vigor desde 2016, el próximo 2 de octubre se incorporan dos de sus aspectos más innovadores y que marcan el principio y fin de toda tramitación electrónica: el registro electrónico y el archivo electrónico único. Ya no hay vuelta atrás, ahora las empresas, por Ley,  solo podrán comunicarse con la Administración por medios electrónicos, lo que se constituye en un verdadero reto para las empresas, con afectación a varios niveles : legal, operativo, financiero, etc.

-Sin embargo y publicado en el BOE el pasado 4 de septiembre, existe una modificación a dicha obligatoriedad…

La modificación no afecta a la obligatoriedad de comunicarse electrónicamente con la Administración sino a la disposición final séptima de dicha ley, según la cual —entre otros—debería estar disponible un punto de acceso general electrónico de la Administración. Y tal como preveíamos no va a ser el caso, prorrogándose hasta el 2 de octubre de 2020…

-¿Y están preparadas las empresas?

¡Todo lo contrario! Esta modificación complica si cabe aún más la situación. El cumplimiento de esta Ley ya generaba de por sí la problemática organizativa que tienen las empresas como ya hemos comentado antes. La novedad implica que ahora las empresas en lugar de disponer de un único punto de acceso, pueden ser notificadas por cualquier nivel de las AAPP sin previo aviso de forma electrónica: por el momento, más de 8.000 ayuntamientos, 41 diputaciones, 17 comunidades autónomas, ministerios y diversos organismos públicos utilizan diversas plataformas tecnológicas y diferentes niveles de cumplimiento…

-¿Qué respuesta dan desde The Mail Company a esta necesidad de las empresas?

Nuestra respuesta es la solución GIO-NEOS, una solución que integra una única plataforma propia —GIO— las tres principales etapas en las notificaciones electrónicas obligatorias de las AA.PP que son: Acceso y descarga de notificaciones electrónicas; Clasificación y distribución interna de las notificaciones electrónicas y presentación de escritos; todo ello de forma monitorizada y plena trazabilidad. GIO-NEOS es ahora mismo más necesaria que nunca para las empresas, habida cuenta de que las AAPP seguirán migrando a un entorno digital sin que exista dicho punto de acceso único.

-¿Cómo funciona GIO-NEOS?

Nuestro mix de tecnología y personal especializado sincroniza el 100% del mapa de las AAPP en busca de notificaciones y, de haberlas, procede a su descarga a través de los correspondientes certificados digitales de nuestros clientes, debidamente almacenados de forma segura en un concentrador de certificados que permite administrar y restringir los permisos correspondientes.

Respecto a la clasificación y distribución de notificaciones, no es un asunto baladí por cuanto cabe establecer las reglas de negocio y políticas de distribución de cada organización cliente de forma ágil y certera dado que una vez descargadas se dan por notificadas y empiezan a correr los plazos. Respecto a la presentación significar que, si bien actualmente cada unidad de negocio parece ocuparse de sus propias gestiones y tenerlo controlado, no deja de ocuparles un tiempo muy valioso que podrán dedicar a tareas de mayor valor, sin olvidar la conveniencia de un sistema centralizado a efectos de una adecuada trazabilidad y control.

GIO-NEOS, incorpora su Gestión Integrada de Operaciones, (GIO)…

Efectivamente, GIO-NEOS, el módulo específico para la gestión de las notificaciones electrónicas, certifica el éxito de GIO, con el que hemos realizado en 4 años 18 millones de transacciones de tres tipos: Cartería tradicional, e-Courier Management (mensajería) e ítems relacionados con la Transformación Digital, que incluye la distribución electrónica de documentos dentro de la solución de Cartería Digital. GIO esta siendo un elemento clave para para mejorar la eficiencia de los servicios y sobre todo para impulsar la Transformación Digital de las empresas

-¿Cómo está funcionando su oferta de servicios de Cartería Digital, del que fueron pioneros en su introducción en España?

Muy bien. Los volúmenes de correo y otra documentación que reciben las empresas decaen año tras año pero la cantidad de información no deja de incrementarse. Las Cartería Digital no sólo trata documentación, sobretodo gestiona información en un entorno “paperless”.

-¿Y cómo sería un ejemplo de servicio de Cartería Digital?

Los departamentos de contabilidad siguen recibiendo facturas en papel, procediendo a reexpedir en muchos casos dichas facturas a sus proveedores de gestión documental para su escaneo y proceso, lo que representa tiempo, sobrecostes y riesgos. La Cartería Digital como alternativa, digitaliza dichas facturas al recibirlas lo que significa que el cliente podría enviarlas ya en formato digital a su proveedor, por no decir que la propia cartería podría ya ejecutar su proceso, en menor tiempo y coste.

-¿La Cartería Digital sustituirá a la tradicional?

The Mail Company busca combinar lo mejor de ambas en un formato multicanal integral que aúne lo físico y lo digital. No debemos olvidar que las organizaciones todavía necesitan mantener su capacidad de gestionar flujos en formato físico, como por ejemplo documentación confidencial remitida a alta dirección; el aprovisionamiento o  la paquetería.

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