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ARTÍCULO TÉCNICO

La oficina sin papeles, ¿utopía o realidad?

17/07/2017 - Luis del Barrio, Director de Marketing y Relaciones Externas de The Mail Company
La oficina sin papeles es un concepto tan antiguo que se remonta a 1940, cuando se da a conocer la idea de la oficina del futuro. En 1975 un artículo publicado en Business Week predecía su inminente adopción.

Pero si bien con la llegada de los ordenadores personales al entorno laboral la idea tomó renovado impulso, los modernos y cada vez más asequibles sistemas de impresión y fotocopiado causaron el efecto contrario.

Al margen de mejorar la accesibilidad y la productividad, la oficina sin papeles contempla, además, un objetivo relevante: minimizar o eliminar el uso del papel, con los consiguientes beneficios para el medio ambiente. 

Ventajas para la organización

Siendo la información la “materia prima” fundamental en la toma de decisiones de cualquier organización, la mayoría de las empresas archivan sin discriminación todos los documentos que producen y que reciben, aun a sabiendas de que cuando quieran acceder a un dato valioso, no conseguirán extraerlo con la agilidad necesaria.

Esto nos lleva a identificar dos primeros beneficios fundamentales de la oficina sin papeles: la disminución del tiempo de localización de la información, así como del espacio y coste tanto de almacenaje como de sus procesos asociados.

En el ámbito de cualquier organización, cabe destacar otros muchos beneficios de una oficina sin papeles: procesos y servicios más eficaces y eficientes, disminución del tiempo de respuesta aumentando la calidad y rapidez de los servicios, optimización de los recursos y aumento de la productividad, disminución de errores y costes, rápido acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, mayor control y seguridad de la información, y mejora de la comunicación en la organización.

La oficina sin papeles está alineada con las nuevas tendencias en entornos de trabajo, donde desaparece un alto porcentaje de ubicaciones fijas en la oficina y se eliminan los espacios de archivo físico.

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