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ARTÍCULO TÉCNICO

La transformación digital de los departamentos de Facility Management. ¿Por dónde empezar?

13/02/2020 - F. Javier García Montesino Director de CREA Soluciones Inteligentes Coordinador del Máster de Facility Management de la Escuela de la Edificación Vicepresidente de la BuildingSmart España para Propietarios y Gestores
Un departamento de FM no puede realizar la transformación digital de manera aislada al resto de la organización. El área de FM deberá garantizar que esos modelos BIM se sigan manteniendo actualizados con la realidad.

Me gustaría comenzar hablando sobre ‘la transformación digital en las empresas’ antes de ver su influencia en los departamentos de Facility Management.

Si investigamos por internet las definiciones de “transformación digital”, muchas de ellas nos hablan de algo mucho más profundo de lo que normalmente se piensa: “de un cambio en la forma que opera y brinda valor a sus clientes1”;  “La transformación digital reconstruye las dinámicas de las organizaciones para adaptarlas a las necesidades del presente y del futuro2”.

La transformación digital, por tanto, es un proceso de cambio en los modelos de negocio para adaptarnos rápidamente a las nuevas necesidades del mercado, aprovechando, claro está, los grandes avances en el mundo de la tecnología.

¿Cuáles son los beneficios que buscamos al implantar en la empresa una transformación digital?

  •  Mejora de la productividad.
  •  Reducción de costes.
  •  Clientes más satisfechos.
  •  Notoriedad de la empresa.
  •  Nuevas oportunidades de negocio.
  •  Mejora en la toma de decisiones.
  •  Promueve el trabajo en equipo.
  •  Descentralización del trabajo.
  •  Impulsa la cultura de innovación.
  •  Ventaja competitiva con respecto de las empresas que no se han transformado.
  •  Atrae el talento.

Yo añadiría que también ayuda a mitigar los riesgos de no cumplimiento de los objetivos estratégicos y a reducir los riesgos de accidentes.

Para responder a la pregunta del título de este artículo: ¿Por dónde empezar? Me ayudaré de las normas ISO 55001 de Gestión de activos y de la ISO 41001.

Un departamento de FM no puede realizar la transformación digital de manera aislada al resto de la organización.

Toda la organización debería saber qué activos le aportan valor. No sólo los activos de producción de negocio aportan valor a una organización. Aquellos activos (edificios, espacios, locales, instalaciones, entornos de trabajo…) que ayudan a “mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad de la actividad principal de las organizaciones”, claro que también aportan valor. Con lo cual el Facility Management, según la norma ISO 41000, de la que he extraído la frase anterior, aporta valor a las empresas siempre y cuando así lo perciban las partes interesadas. Sobre esos activos que aportan valor deberían implantar un sistema de gestión que permita asegurar que el activo aporta el valor esperado.

Si la organización requiere que, para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos de la compañía, necesita un nuevo activo (edificio, local…), debe ser el área de FM quién, siguiendo la norma ISO 19650 de Gestión de la Información BIM, deba documentar los Requisitos de Información de la Organización (OIR), los Requisitos de Información del Proyecto (PIR), los Requisitos de Información del Activo (AIR) y los Requisitos de Intercambio de Información (EIR).

En este último documento es donde el área de FM comunica a los distintos agentes que participarán en el diseño y la construcción de ese activo, los objetivos del proyecto, los usos de los modelos BIM que deberán contemplarse en el proyecto para asegurar esos objetivos, y los requisitos del proyecto a nivel comercial, técnico y de gestión.

El área de FM deberá exigir, contractualmente, que los ofertantes sigan una serie de estándares (COBie, IFC, BCF), un sistema de clasificación determinado, un protocolo de modelado BIM… pero el primer requisito y más fundamental a exigir debe ser que los modelos BIM que se entreguen al cliente sean ‘tal y como se han construido’, reflejando los cambios que se hayan realizado durante el proceso constructivo y con los datos solicitados en el EIR. Necesitamos que sea el verdadero gemelo digital real con los datos solicitados por el área de FM.

Una vez terminada la obra, el área de FM archiva toda la documentación as-built recibida del equipo de proyecto. De toda esa información, el área de FM seleccionará qué modelos BIM necesitará seguir manteniendo y cómo deben de integrarse con las soluciones ERP de gestión empresarial o las soluciones propias de la operación y gestión (CAFM, IWMS, GMAO, BMS…).

De esos modelos BIM debe extraerse la información a estas soluciones. Esa información constituye, en términos BIM, el Modelo de Información del Activo, que es el que se definió en el EIR y es el que necesitan todas las áreas de la organización y no sólo el área de FM.

El área de FM deberá garantizar que esos modelos BIM se sigan manteniendo actualizados con la realidad. Para ello, deberá fijar una estrategia y disponer de un equipo de personas que lo realice, de manera interna o externa, a su organización.

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