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REPORTAJE

Implantación de nuevas tecnologías, trasformación digital de Orange España

09/07/2019 - Por Leticia Duque
El proyecto de “Oficina Flexible” de Orange España comenzó en el año 2016, siendo un piloto que perseguía contribuir a un cambio cultural con unos objetivos muy definidos por la organización. Hace un año, pudimos comprobar los pasos y las fases llevadas a cabo; el reportaje que elaboramos lo finalizábamos con el próximo reto que se planteaban en Orange: digitalizar cualquier ámbito de las oficinas, tanto para la usabilidad del empleado como para mejorar la gestión de los espacios de cara a incrementar la productividad y el bienestar de los empleados.

Volvemos justo un año después a charlar con Orange, esta vez con Eva Ruiz González, Manager Servicios al Empleado; Lourdes Velázquez del Pozo, responsable de Gestión de Espacios; y Julia García-Amado, responsable de Servicios Corporativos.

¿En qué fase o etapa se encuentra el proyecto de transformación de vuestras oficinas en Madrid? (Iniciamos la conversación) “Actualmente estamos finalizando la etapa de despliegue en Madrid y queremos centrarnos, de cara a los próximos años, en la transformación de los espacios de trabajo en las sedes territoriales”, explica Eva Ruiz.

En el último año, en la sede de Orange en Madrid (situada en ‘La Finca’) han trabajado en adecuar los espacios a las nuevas formas de trabajo flexible y a la nueva organización, Agile -nos lo explicaban ampliamente en el número 13 de Facility M&S, “con grandes espacios para que los equipos se puedan reunir en torno a los tablones en los que reflejan su actividad y proyectos, modulaciones de mesas de trabajo para acoger squads, etc.”. Desde el punto de vista de la gestión, “hemos hecho un esfuerzo importante en dotar a los empleados con cada vez más herramientas que favorezcan el que puedan realizar su trabajo desde cualquier ubicación (herramientas colaborativas como Webex, posibilidad de reservar salas desde el móvil, creación de salas para proyectos para ocupar de forma inmediata, etc.)”, añade Ruiz.

La transformación y el diseño de los espacios ha evolucionado hacia la digitalización de los mismos y la implementación de la tecnología para mejorar el día a día de empresas y empleados.

¿Cuál es vuestra opinión sobre la importancia de la digitalización de las oficinas? “Poder trabajar desde cualquier ubicación, y hacerlo de forma digital, rápida y sostenible -sin papeles- es fundamental para nuestra compañía. Por ello, la «Oficina Flexible» está orientada a que todos los empleados puedan conectarse desde cualquier puesto, sala de reunión, sala de proyectos, espacio informal, etc., y desde ahí puedan realizar todas las gestiones que necesiten para desempeñar su actividad”, comenta Eva Ruiz, Manager Servicios al Empleado de Orange España. Esto contribuye también a fomentar la interacción y el trabajo colaborativo entre los empleados.

En la práctica el uso de las herramientas tecnológicas en la sede de Orange en Madrid o en otras oficinas, como Sevilla, se traduce en: aumentar el control digital de los espacios, instalando sensores en los puestos y salas; y disponer de tablets para realizar reservas para reuniones inmediatas, construyendo herramientas de reporting para observar los patrones de uso, entre otras medidas implantadas.

Nos lo explica en profundidad Lourdes Velázquez del Pozo, responsable de Gestión de Espacios: “Disponemos, por un lado, de un sistema de control de ocupación con el que recogemos la información de los movimientos que detecta cada sensor instalado debajo de los puestos de trabajo. Con esa información somos capaces de saber cómo de ocupados están nuestros edificios, plantas e incluso puestos en una fecha y hora determinadas. Cuáles son nuestros picos máximos de ocupación y qué zonas son más ocupadas o menos por los empleados”.  De esta manera, reciben y analizan una información con la que pueden “incrementar la ocupación de los edificios por encima del 100% de puestos, controlando los impactos; y saber a qué hora o qué días tenemos picos de ocupación, por ejemplo”, nos explican, “y, de esta manera, planificar acciones para corregirlo”. Además, “lo cumplimentamos con un sistema de salas en el que el empleado tiene que validar su reserva en una tablet en el momento de inicio de la misma (haciendo check in). En caso contrario, esa reserva se elimina y la sala queda disponible, con lo que nos estamos garantizando la óptima utilización de los espacios reservables”, asegura Velázquez.

Cruzando la información de ambos sistemas, “podemos obtener pautas de comportamientos muy interesantes sobre nuestros empleados, como que el día que más nos reunimos es el miércoles, el que más trabajamos en el puesto es el martes o que por las tardes tenemos ocupaciones muy bajas y un descenso muy grande de las reservas de salas”, añade la responsable de Gestión de Espacios.

Tecnología y servicios

Toda esta capacidad de respuesta y de gestión, nos preguntamos si se aplica, también, a los servicios que la compañía presta a sus empleados. “Desde la visión de servicios corporativos, la obtención de estos datos nos permite dotar a los espacios con los servicios de la forma más adecuada atendiendo al número de empleados, para aportar el mejor soporte tanto en su trabajo como en su tiempo de descanso, facilitando su desempeño diario”, indica Julia García-Amado, responsable de Servicios Corporativos. Ponen como ejemplo: la dotación de equipos multifunción, equipamiento de zonas de descanso y máquinas de vending.

Tener los datos en tiempo real nos permite, además, gestionar los servicios de la manera más eficiente al conocer el número de usuarios en cada momento y en cada ubicación”, prosigue García-Amado. El impacto de la tecnología en este sentido radica en poder definir cada servicio, “las frecuencias de reposición de materiales fungibles, tales como materiales de presentación para las salas o la dotación de las zona de reprografía (papel de impresoras, material de oficina, sobres, etc.); organizar los tiempos de entrega de cartería por cada edificio e, incluso, definir estrategias a futuro centradas en el desarrollo y la transformación digital”. Y añade: “Al saber cuáles son nuestros picos máximos y mínimos podemos dimensionar por ejemplo, la limpieza mejor, donde es más necesaria”.

Asimismo, la digitalización les está ayudando en materia de eficiencia energética o en movilidad sostenible. Por una parte, están trabajando con mantenimiento en la integración de la herramienta de medición de ocupación y la de gestión del consumo energético, con visos a poder, por ejemplo, apagar la climatización y la iluminación de las plantas de edificios que no se usen. “Ya lo hemos implantado durante la jornada intensiva por la tarde, pero queremos dar un paso más y poder,  también, redistribuir a los empleados de plantas con poco uso en verano, de forma que podamos cerrarlas para ahorrar en energía y servicios”, nos revela Lourdes Velázquez.

Respecto al ámbito de la movilidad sostenible, la empresa “ha realizado una gran apuesta fomentando que los empleados se desplacen a los centros de trabajo en medios sostenibles (andando, en patinete, bicicleta, transporte público, lanzadera o compartiendo coche, entre otros). Facilita, por otro lado, la carga  gratuita de los coches eléctricos y, además, da acceso a una plaza de parking, en función de la disponibilidad, a aquellos vehículos que tengan mayor ocupación”, concluye.

Desde Orange afirman que la implantación de la digitalización en la gestión de los espacios ha hecho que cuenten con “más y mejores herramientas”, con las que conocen, cada vez con más detalle, los usos que los empleados realizan de cada uno de los espacios que tienen a su disposición, “por lo que la gestión y dotación de los mismos, ya no se hace en base a encuestas, ratios o estimaciones, sino sobre datos reales de uso, lo que facilita esta tarea”, insiste Velázquez.

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