¿Cómo ha gestionado el FM la vuelta al trabajo? El Facility Management se hace visible en la gestión del Covid19

Las decisiones y acciones tomadas por esta área han estado siempre encaminadas a dar tranquilidad y seguridad a los empleados y clientes

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Leticia Duque

El pasado 25 de junio la revista Facility M&S organizó bajo el título ¿Cómo gestiona el FM la vuelta al trabajo?, una mesa redonda virtual en la que participaron reconocidos directores de Facility Management. Un encuentro digital que ha tenido como partner a Siemens y que está patrocinado por Aera Max y Limcamar. Con la colaboración de IFMA España y ARHOE.

La mesa redonda virtual contó con 300 inscripciones y en total estuvieron conectadas 200 personas.

Esta mesa virtual se concibió con el objetivo de entender en los primeros momentos de la recién estrenada nueva normalidad la necesidad de analizar, abordar y debatir acerca de las distintas estrategias llevadas a cabo por las compañías, para garantizar una vuelta a los espacios de trabajo segura. Esta reapertura, además, debe focalizar la productividad de los empleados, así como que la operativa de los edificios siga adelante de manera óptima, garantizando en primer lugar el bienestar y la salud.

La mesa redonda estuvo moderada por David Martínez, Consultant, Lecturer, Researcher y FM Actvist. Y los participantes, directores en Facility Management, fueron: Javier del Agua, director de Infraestructuras e Inmuebles de Orange; Fernando Lallana, Workplace and Wellbeing Manager de Heineken; Mercedes Medrano, directora de Real Estate de Airbus; y Guillermo Montis, Technical FM Manager de Neinver.

Desde el pasado mes de marzo, podemos definir claramente tres etapas que han marcado el devenir de la sociedad y la economía española. Tras la declaración de pandemia por Covid-19 por la Organización Mundial de la Salud, la situación se precipitó en España y se produjo la declaración del Estado de Alarma, un periodo que duró 100 días y que estableció una serie de medidas para hacer frente a la terrible situación sanitaria. En esta fase inicial las compañías tuvieron que afrontar una situación hasta ahora desconocida en la historia reciente del mundo. ¿Qué ha pasado durante este periodo en las organizaciones? ¿Cómo les ha afectado?  ¿Cuál ha sido la respuesta,  las prioridades y principales preocupaciones?

Después,  España entró en la fase de desescalada, un periodo donde las medidas se iban flexibilizando, aunque de manera asimétrica y a distintos ritmos, por provincias y situaciones sanitarias concretas. ¿Cómo se han ido preparando las compañías para la vuelta a los espacios de trabajo, la incorporación de empleados, la flexibilidad horaria, el reacondicionamiento de servicios, la gestión de espacios, el control de accesos y las medidas para las zonas comunes, las salas de reuniones, los servicios de catering y otras necesidades extraordinarias para garantizar el distanciamiento social, la desinfección y limpieza, la calidad del aire, la seguridad…?

En tercer lugar, se planteó a los expertos debatir acerca de lo que vendrá con la ‘Fase Post Covid-19’: ¿Cuáles serán los protocolos o medidas de actuación en función de los niveles de contagio o expansión, que puedan existir durante esta fase, a llevar a cabo desde el área de FM? Un periodo en el que nos encontraremos ya en una ‘nueva normalidad’ a la espera de la vacuna o un tratamiento mitigador, donde las compañías, y en concreto el Facility Management, deberán procurar la continuidad eficiente, productiva y segura de los modelos de trabajo, de la operativa y del negocio. ¿Cuáles serán los beneficios e impacto para la compañía?

La salud de las personas en el centro

Las compañías aquí representadas (Orange, Heineken, Airbus y Neinver) pusieron a las personas por delante de cualquier decisión. La salud de las personas, que al fin y al cabo son el activo más importante de las empresas, están en el foco de sus decisiones.

En estas empresas de primer nivel, asegurar la continuidad del negocio no fue tan dificultoso como seguramente ocurrió en muchas empresas españolas. Con tiempo, se fueron decretando medidas como las suspensiones de viajes o de reuniones y eventos, y se planificó la conexión en remoto de casi el cien por cien de la plantilla, ya que ha habido empleados esenciales que tenían que seguir acudiendo a su puesto de trabajo, para ellos había que tomar medidas de seguridad para su salud desde el principio.

Durante este tiempo, en el que miles de empleados han trabajado de forma remota desde sus casas, ¿qué ha pasado con los edificios? Para David Martínez fue relevante preguntar por cómo desde el área de FM, sin las personas, han seguido manteniéndose los edificios, de cara a la esperada vuelta a la normalidad, aunque en ese momento se desconocía cuándo sería.

La incertidumbre y los cambios normativos han sido la principal dificultad para estos directivos en los primeros meses. Asimismo, proveer de EPI’s a los trabajadores esenciales de cualquier ámbito resultó toda una hazaña.

En otro orden de cosas, también estuvo el entender cómo se debía proceder a desinfectar, adquirir los productos y la protección para los empleados de este servicio, para la vuelta al trabajo. Establecer los protocolos. Y, por último, pero no menos importante, manejar la información que iba llegando y tratar de que todos los canales, todas las áreas, tuvieran la misma información, que los empleados se sintieran informados y cuidados en todo momento. La rapidez con la que tuvieron que tomarse decisiones y aplicar medidas y la incertidumbre condicionó la situación.

Todas las conclusiones de esta mesa estarán publicadas en el próximo número de la revista Facility M&S.

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No te pierdas las conclusiones de esta mesa redonda.

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