Facility Management & Services 013

79 GESTIÓN DE PROCESOS Asociaciones o gran parte de sus procesos puedan integrarse junto con otras variables como la estrategia y/o objetivos de la organización, su visión, misión, valores y cultura, la tecnología y el organigrama del departamento en donde también puedan detallarse las funciones que desarrolla cada integrante del mismo. Ahora bien, se debe tener en cuenta que los sistemas de gestión, a diferen- cia ligeramente de los procesos, deben estar estructurados de tal forma que puedan ser replicados en otras partes, en este caso estaríamos hablando del mismo departamento en un edificio o ciudad diferente en donde se haya eje- cutado el plan piloto y mediante esta estructura, intentar prestar un servicio y gestionar todo tipo de proyectos de una forma más homogénea, teniendo una operativa más global, mucho más organizada, casi a prueba de riesgos o posibles errores y que en caso de en- contrarlos, la toma de decisiones res- pecto de cómo resolverlo pueda ser mucho más sencilla, ya que la operati- va del procesos o el enfoque del siste- ma de gestión facilitaría que así se hi- ciese para facilitar en todo momento garantizar la calidad. En conclusión, los Facility Managers tienen en estos sistemas (ya sean pro- cesos o sistemas de gestión), una de las herramientas que pueden marcar la diferencia en su actividad profesional y conseguir aportar calidad y valor en toda su operativa, consiguiendo posi- cionar la estrategia del departamento ante todos los departamentos y la di- rección de la organización, y no olvi- dando que su actividad es la de dar so- porte a la organización en todo lo que pueda necesitar. ney , la transferencia de riesgo y la me- jora continua dentro de su estructura funcional, y todo esto pasa por dar el primer paso, poner la casa en orden. ¿Cómo se hace? Ordenando su activi- dad mediante un sistema de gestión o gestión por procesos. Aquí es donde el departamento de FM debe conocer todas las áreas o ac- tividades que la organización quiera delegar en el departamento. Habitual- mente son la de la gestión de los ser- vicios, los entornos de trabajo, los pro- yectos corporativos y la gestión ener- gética y de sostenibilidad, pero no de- bemos perder de vista que el Asset Management y el Corporate Real Es- tate también son y pueden ser activi- dades que deberían estar bajo el para- guas del Facility Management en cual- quier organización. De una forma sencilla, puede ser que el departamento de FM tenga uno o varios procesos por cada una de es- tas seis áreas de actividad, descritas en el párrafo anterior, y cada uno de ellos tenga una o varias personas directa- mente implicadas para coordinar y ase- gurarse de que la actividad descrita en dichos procesos se cumple median- te los procedimientos que se descri- ban y el resultado sea cada vez el ópti- mo. Como comentábamos al principio del artículo, cuanto más grandes sean las organizaciones mayores y más com- plejos será su o sus procesos. No obs- tante, ello nos lleva a la segunda op- ción, y para organizar aún mejor esta operativa, puede que la organización o bien los departamentos, entre ellos el de Facility Management, opten por in- tegrar en su operativa los sistemas de gestión en donde además de todos los mismos clientes finales de los pro- ductos y servicios de lo que compren- de la actividad de la organización. Cuando una empresa o un departa- mento se implica en ordenar su opera- tiva mediante un sistema de gestión o bien a través de una gestión por proce- sos, no lo hace porque quede bien de cara al mercado, esto se hace para ga- rantizar qué es lo que vamos a hacer, cuándo y dónde, cómo se ejecutará y qué indicadores estratégicos vamos a utilizar con el fin de garantizar que la actividad que se realiza y sus resul- tados son los que se tenían previstos; añadiendo valor; mejorando los resul- tados empresariales; optimizando re- cursos; minimizando todo tipo de ries- gos que puedan estarse cometiéndose; siendo mucho más eficientes, sosteni- bles, responsables y diligentes; mejo- rando toda la estructura de comunica- ción y reporting para mantener un cua- dro de mando con información real y actualizada para toda la organización y reduciendo costes o mejor dicho, sien- do mucho más eficientes e intentando reestructurar la organización con el fin de que sea mucho más flexible, pue- da adaptarse más fácil y rápidamente a cualquier cambio en el mercado e inte- grando en todo momento una dinámi- ca de mejora continua para crear ven- tajas competitivas que le ayuden a la empresa a diferenciarse. Todos los departamentos de cual- quier organización, incluido el de Faci- lity Management no pueden estar aje- nos a todos estos esquemas de traba- jo. El departamento de FM como de- partamento de soporte dentro de la organización debe aportar su granito de arena en este sentido. Los modelos de gestión actuales están caducos, de- bemos pasar de una actividad operati- va y técnica, y en muchos casos de im- provisación y con visión a corto plazo, a tener una visión mucho más estraté- gica, que permita adoptar todos estos principios e integrar los tres pilares del Facility Management: el Value for Mo- Los modelos de gestión actuales están caducos, debemos pasar de una actividad operativa y técnica, a tener una visión mucho más estratégica