F. Javier García Montesinos.
F. Javier García Montesino Director CREA Soluciones Inteligentes

La transformación digital de los departamentos de Facility Management. ¿Por dónde empezar?

Departamentos de Facility Management. Transformación digital.

Me gustaría comenzar hablando sobre ‘la transformación digital en las empresas’ antes de ver su influencia en los departamentos de Facility Management.

Si investigamos por internet las definiciones de “transformación digital”, muchas de ellas nos hablan de algo mucho más profundo de lo que normalmente se piensa: “de un cambio en la forma que opera y brinda valor a sus clientes1”;  “La transformación digital reconstruye las dinámicas de las organizaciones para adaptarlas a las necesidades del presente y del futuro2”.

La transformación digital, por tanto, es un proceso de cambio en los modelos de negocio para adaptarnos rápidamente a las nuevas necesidades del mercado, aprovechando, claro está, los grandes avances en el mundo de la tecnología.

¿Cuáles son los beneficios que buscamos al implantar en la empresa una transformación digital?

  • Mejora de la productividad.
  • Reducción de costes.
  • Clientes más satisfechos.
  • Notoriedad de la empresa.
  • Nuevas oportunidades de negocio.
  • Mejora en la toma de decisiones.
  • Promueve el trabajo en equipo.
  • Descentralización del trabajo.
  • Impulsa la cultura de innovación.
  • Ventaja competitiva con respecto de las empresas que no se han transformado.
  • Atrae el talento3.

Yo añadiría que también ayuda a mitigar los riesgos de no cumplimiento de los objetivos estratégicos y a reducir los riesgos de accidentes.

Para responder a la pregunta del título de este artículo: ¿Por dónde empezar? Me ayudaré de las normas ISO 55001 de Gestión de activos y de la ISO 41001.

Departamentos de Facility Management.
Ilustración: Esquema del sistema de gestión de activos de la norma ISO 55001.

Un departamento de FM no puede realizar la transformación digital de manera aislada al resto de la organización.

Toda la organización debería saber qué activos le aportan valor. No sólo los activos de producción de negocio aportan valor a una organización. Aquellos activos (edificios, espacios, locales, instalaciones, entornos de trabajo) que ayudan a “mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad de la actividad principal de las organizaciones”, claro que también aportan valor. Con lo cual el Facility Management, según la norma ISO 41000, de la que he extraído la frase anterior, aporta valor a las empresas siempre y cuando así lo perciban las partes interesadas. Sobre esos activos que aportan valor deberían implantar un sistema de gestión que permita asegurar que el activo aporta el valor esperado.

Si la organización requiere que, para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos de la compañía, necesita un nuevo activo (edificio, local), debe ser el área de FM quién, siguiendo la norma ISO 19650 de Gestión de la Información BIM, deba documentar los Requisitos de Información de la Organización (OIR), los Requisitos de Información del Proyecto (PIR), los Requisitos de Información del Activo (AIR) y los Requisitos de Intercambio de Información (EIR).

En este último documento es donde el área de FM comunica a los distintos agentes que participarán en el diseño y la construcción de ese activo, los objetivos del proyecto, los usos de los modelos BIM que deberán contemplarse en el proyecto para asegurar esos objetivos, y los requisitos del proyecto a nivel comercial, técnico y de gestión.

El área de FM deberá exigir, contractualmente, que los ofertantes sigan una serie de estándares (COBie, IFC, BCF), un sistema de clasificación determinado, un protocolo de modelado BIM pero el primer requisito y más fundamental a exigir debe ser que los modelos BIM que se entreguen al cliente sean ‘tal y como se han construido’, reflejando los cambios que se hayan realizado durante el proceso constructivo y con los datos solicitados en el EIR. Necesitamos que sea el verdadero gemelo digital real con los datos solicitados por el área de FM.

Una vez terminada la obra, el área de FM archiva toda la documentación as-built recibida del equipo de proyecto. De toda esa información, el área de FM seleccionará qué modelos BIM necesitará seguir manteniendo y cómo deben de integrarse con las soluciones ERP de gestión empresarial o las soluciones propias de la operación y gestión (CAFM, IWMS, GMAO, BMS).

De esos modelos BIM debe extraerse la información a estas soluciones. Esa información constituye, en términos BIM, el Modelo de Información del Activo, que es el que se definió en el EIR y es el que necesitan todas las áreas de la organización y no sólo el área de FM.

El área de FM deberá garantizar que esos modelos BIM se sigan manteniendo actualizados con la realidad. Para ello, deberá fijar una estrategia y disponer de un equipo de personas que lo realice, de manera interna o externa, a su organización.

A partir de esa base, el área de FM deberá ir añadiendo otros niveles o capas de información aprovechando los avances tecnológicos que estén asumidos por la organización: el Internet de las Cosas, la impresión 3D, la Realidad mixta (combinación de la realidad virtual con la aumentada), Big Data, Blockchain y la Inteligencia Artificial.

La elección de uno o varios de estos avances tecnológicos, u otros similares, deben estar condicionando a la Política de Gestión de Activos, al Plan Estratégico de Gestión de Activos y de sus servicios asociados, que a su vez debe estar alineado con el Plan Estratégico de la Organización.

Hemos adaptado, en el siguiente gráfico, el modelo conceptual de gestión de activos del Institute of Asset Management para adaptarlo a la metodología BIM.

Para cumplir el Plan Estratégico de Gestión de Activos, debemos generar una serie de acciones que nos ayuden a cumplir con los objetivos. Entre esas acciones deben de estar aquellas directamente relacionadas con esa transformación digital.

En este esquema adaptado por CREASI podemos observar que uno de los componentes del modelo conceptual tiene que ver con el conocimiento sobre los activos y sobre sus servicios asociados. Ese conocimiento básico se basa en el Modelo de Información del Activo (AIM) obtenido del Gemelo digital.

Departamentos de Facility Management.
Ilustración: Adaptación realizado por CREASI del modelo conceptual de activos de THEIAM.

Ese conocimiento detallado de nuestros activos y de los servicios de FM son la base para una adecuada toma de decisiones que nos ayude a monitorizar y evaluar el cumplimiento del plan estratégico y, en caso necesario, de proceder a incluir cambios en el mismo o a añadir nuevas acciones.

No se puede realizar una transformación digital asociada a los activos olvidando a los usuarios, a las personas. Todo lo contrario, el éxito de una transformación digital será definir bien los nuevos procesos y definir correctamente los roles y competencias de las personas que usarán estas nuevas tecnologías.

La formación al personal del área de FM a nivel estratégico, financiero, de modelos de gestión de activos y servicios asociados y la formación en competencias digitales se hace imprescindible para el éxito del proyecto.

Referencias

1. https://www.powerdata.es/transformacion-digital

2. https://www.iebschool.com/blog/que-es-transformacion-digital-business/

3. https://www.emprendepyme.net/ventajas-de-la-transformacion-digital-para-las-empresas.html