Susana Quintás Veloso Senior Advisor para Metrikus (Iberia)
Susana Quintás Veloso Senior Advisor Metrikus España

Vuelta segura a la oficina Digitalización y sostenibilidad para un retorno seguro a la oficina

Calidad del aire metrikus

Con los datos de la pandemia mejorando y el avance en la vacunación, todo parece indicar que tras el verano se iniciará una vuelta progresiva a la oficina, pero ¿qué podemos hacer para asegurarnos que ésta sea lo más segura posible? Ésa es la pregunta del millón, y la que todos nos planteamos.

Parece claro que un modelo híbrido (mezcla de teletrabajo y trabajo desde la oficina) será la alternativa más popular, por lo que existe una clara necesidad de asegurarnos de que las oficinas sean una opción sana y segura para todos aquellos que las utilizan.

En la actualidad, hay una tendencia hacia los edificios saludables, que tiene en consideración tres factores claves:

  • La monitorización de la calidad del aire interior.
  • El control en tiempo real de la ocupación.
  • La limpieza inteligente.

Vuelta a la oficina segura

1 Vuelta a la oficina sintiéndonos seguros: monitorización de la calidad del aire interior.

Si hay algo de lo que todos somos conscientes es de que la Covid-19 ha puesto en el mapa la necesidad de tener una calidad del aire interior óptima. Para mostrar un ejemplo muy gráfico, cuando una persona cumpla 80 años, habrá pasado 72 años en interiores. Lo que deja patente cómo la calidad del aire interior es algo absolutamente vital para todos.

Existe una demanda creciente entre los empleados de sentirse seguros en edificios saludables. Están esperando, por parte de sus empleadores, que se tomen medidas para que la calidad del aire sea la adecuada.

Los estudios han demostrado la relación entre una mala calidad del aire interior y la transmisión de virus por vía aérea como los de la Covid-19, así como el tiempo que pueden sobrevivir en él. Es evidente que es un tema que no se puede seguir ignorando.

Una calidad del aire interior deficiente y una ventilación insuficiente pueden provocar dolores de cabeza, somnolencia y pérdida de concentración. Unos niveles altos de CO2 también pueden perjudicar la productividad y la función cognitiva de los empleados. La evidencia científica sugiere que a niveles de CO2 superiores a 2.000 PPM, ciertas capacidades cognitivas caen en más de un 60%, aparte de la insalubridad e incomodidad para los ocupantes.

En España, se suele poner el foco en temperatura y humedad, pero la calidad del aire interior es mucho más que eso, incluye el CO2, PM2,5 y los compuestos orgánicos volátiles, según los mejores estándares internacionales.

Los primeros protegen la productividad y salud en el corto plazo de los empleados, los segundos su salud en el largo plazo: por ejemplo, una exposición prolongada a las PM2.5 por encima de los 10 microgramos recomendados por la OMS acorta la esperanza de vida en un año por cada 10 microgramos adicionales. Más allá de la obligación legal, está la preocupación por la salud y el bienestar de los que trabajan en la empresa.

Pero como la mujer del César, no basta con que lo sea, tiene que parecerlo, aquí entra otro elemento fundamental: comunicar con los empleados, clientes y proveedores en tiempo real. Cada vez es más habitual ver en las empresas pantallas donde se comparte la calidad del aire en sentido amplio en las oficinas o se incorpora a la aplicación de uso interno.

Kiosk view on tv screen metrikus
Pantallas en tiempo real de monitorización de la calidad del aire interior.

El empleado se siente más protegido y seguro, la empresa desarrolla de forma evidente el Objetivo de Desarrollo Sostenible número 3: Salud y Bienestar y, finalmente, la cuenta de resultados mejora. Imaginemos una empresa que de forma habitual tenga 1 grado la temperatura desviada, al final del año habrá tenido una pérdida de productividad cuantificada de ¡600 euros por empleado!

Sostenibilidad, ¿y digitalización? El control en tiempo real permite no sólo la comunicación con ocupantes sino con el BMS del edificio para efectuar correcciones en tiempo real de los datos, mejorando por tanto la seguridad.

Hay quien piensa que el BMS ya lo hace. En parte es cierto, pero la realidad es tozuda y nos muestra todos los días que normalmente las sondas del BMS no están midiendo la experiencia real del ocupante, el hardware como todo equipo electrónico se desgasta o simplemente el edificio se ha reconfigurado y nadie se ha acordado de adecuar el BMS.

En este sentido, una plataforma de smart buildings es absolutamente complementaria al BMS y además permite al gestor del edificio ‘auditar’ el funcionamiento del propio edificio. Nos muestra no sólo cuáles son estos valores, sino que también nos muestra, cuáles deberían ser, y cómo esa desviación afecta a los empleados.

Ocupación oficinas metrikus
Monitorización de ocupación de oficinas.

2 Vuelta a la oficina optimizando el espacio de la sede: Control de la ocupación y capacidad.

Si el modelo de trabajo, a partir de septiembre, es híbrido: ¿por qué pagar por un espacio que no vamos a necesitar? Con el control en tiempo real de la capacidad de las plantas y un sistema de alertas automatizadas, el paso a hot desking es muy sencillo. Y además seguro, la monitorización de la capacidad es la mejor manera de asegurarse que los empleados tienen el espacio requerido para mantener la distancia de seguridad necesaria. Gracias al acceso a unos datos precisos, es más fácil entender, controlar y gestionar el uso que se está haciendo del espacio de trabajo.

Para tomar decisiones que optimicen las necesidades del espacio que, sin duda, son menores a las actuales es obligatorio contar con datos: cuántos empleados hay en cada planta o en determinadas áreas, incluso si los puestos de trabajo están ocupados o libres, eso sí, siempre de manera anónima. Estos datos nos pueden ayudar a limitar el número de personas aceptadas en un determinado espacio, e incluso a redireccionarlas a áreas menos congestionadas. Como ya hemos comentado, la privacidad no es un problema, la tecnología de los sensores no usa cámaras para detectar a las personas.

La vuelta al trabajo también se puede hacer estilo siglo XX, es decir, marcar unos porcentajes de empleados por departamento y que se turnen. Problema con esto: podremos organizar el trabajo híbrido pero no podremos optimizar económicamente el uso del espacio, pues para esto, los datos en tiempo real son esenciales.

La experiencia nos dice que hay un mínimo de 30% de eficiencia posible. En otras palabras, por cada 3 plantas o edificios que la empresa ocupe puede vender o dejar de alquilar 1. Tecnología al servicio de la cuenta de resultados. Los costes de implementar estas tecnologías son mínimos si los comparamos con el retorno que suponen, en el caso de la vuelta al trabajo en el modelo híbrido, la empresa puede conseguir un ROIs (retornos sobre la inversión) de más de 1.300%.

3 Vuelta a la oficina mejorando la experiencia de usuario y ahorrando en costes de limpieza

Al igual que con la calidad del aire, la pandemia del Covid-19 ha desembocado en una revisión al alza de los estándares de higiene y limpieza en las oficinas.

Actualmente, mantener una oficina limpia es mucho más que pasar el aspirador para quitar el polvo o recoger las tazas de café. Ahora es necesario una limpieza más proactiva que reduzca el riesgo de que haya una transmisión de virus.

Con la instalación de sensores es fácil hacer el seguimiento de la frecuencia con la que se limpia y gracias a las alarmas sólo se hace cuando es necesario.

Esto posibilita la creación de un horario de limpieza más flexible, reactivo y eficiente. Cuando el objetivo final es hacer las oficinas más seguras, lo que cuenta es no limpiar de más, sino hacerlo de una manera más inteligente.

¿A qué estáis esperando?

Hoy en día, el factor principal para evolucionar no es tanto el coste, sino la voluntad de gestionar con tecnología del siglo XXI y no del siglo XX. Un impulso de la transformación digital con un eje de sostenibilidad rentable será el aspecto que marque la diferencia entre empresas a la hora de decidirse.

Metrikus (Linkedin de Metrikus en España) es una plataforma global de smart buildings  que permite la transformación digital rápida y barata de edificios de todo tipo, y, sobre todo, de edificios corporativos. Desde facilitar o complementar los sistemas de vuelta flexible al trabajo, hasta la medición y control en tiempo real sobre calidad de aire con los parámetros del estándar WELL, el ahorro de costes de mantenimiento y la simplificación de la gestión operativa de carteras inmobiliarias complejas. Es especialmente útil para los gestores de los edificios haciendo su vida mucho más fácil. Es flexible, escalable, eficiente en costes y muy sencilla de probar.