Los sistemas de gestión (SG) son eficaces para alcanzar la excelencia organizacional, a través de la mejora continua, conformados por componentes estratégicos, tácticos y operacionales. Los diferentes tipos de SG pueden establecerse mediante conocimiento explícito (documentado) o tácito (experiencia), a pesar de ello, un SG debe estar orientado a cumplir los objetivos y metas de la organización mediante herramientas de control. De hecho, cualquier SG debe ser un instrumento vivo y con la dotación necesaria para evolucionar su establecimiento en diferentes etapas: implantación, consolidación, evolución y madurez. Para ello muchas asociaciones a nivel mundial han desarrollado estándares de SG para controlar los diferentes aspectos que logran la eficiencia organizacional y el valor agregado de los servicios y productos.
Especialmente, la Organización Internacional de Estandarización (ISO) ha desarrollado en las últimas décadas estándares sobre SG (calidad, ambiental, energía, riesgos, etc.) y en los últimos años está publicando estándares basados en las normas europeas sobre Facility Management (FM). Particularmente, la publicación del estándar ISO 41001:2018 ha dotado de la estructura y el contenido para el establecimiento de un SG de inmuebles y servicios de soporte (SFM). Este SG presenta un alto potencial de mejora de la eficiencia hospitalaria debido a la complejidad de este tipo de edificio, al nivel de subcontratación de servicios y al aseguramiento de la calidad de los servicios de salud.
Cabe destacar que en el ámbito hospitalario iberoamericano la mayoría de las instituciones asimilan el FM como la coordinación de Facilities Services (FS) y no al modo de administrar las diferentes funciones que pueden ejercer los Facility Managers (FMer). La multitud de funciones que abarca esta disciplina no quedan claras ni en la literatura ni por parte de las asociaciones de FM, ya que existen dos escuelas. La visión americana orientada en la efectividad en la organización frente a la británica encaminada en la eficiencia en costos. Entre los pocos casos que presentan un poco de luz sobre esto, un reciente estudio latinoamericano distribuye todas las funciones de los FMer en las siguientes 6 áreas principales del FM:
- Gestión del espacio.
- Gestión de proyectos corporativos.
- Gestión de inmuebles y propiedades.
- Gestión de energía y sostenibilidad.
- Gestión de activos y mantenimiento.
- Gestión de Facilities Services.
A su vez en la actualidad pocas instituciones hospitalarias han desarrollado las herramientas necesarias para evaluar los SG existentes (tácitos o explícitos) vinculados a las actividades y servicios de soporte alineados al FM. Respecto a estas herramientas de control de SFM hospitalarios, hace poco tiempo se publicó un trabajo del desarrollo de una herramienta piloto para el diagnóstico de un SFM para el sector salud que fue probada en hospitales públicos andaluces. Estos hospitales, que están familiarizados con auditorias de SG ambientales de ISO, realizaron dos cuestionarios vinculados al SFM y a las 6 áreas del FM en unas entrevistas.
El resultado cuantitativo de esta prueba piloto mostró que esas instituciones de salud se encontraban en un nivel medio-alto de la escala de madurez de las actividades que abarca el FM. Sin embargo, las respuestas cualitativas de las entrevistas expresaban que la implantación de este SFM podría generar más trámites burocráticos que posibles beneficios en un futuro cercano. Esto se debe a la falta de personal cualificado en hospitales que sustenten los SG existentes, lo que le lleva a desconfiar de su beneficio a corto plazo si no mejoran las condiciones del recurso humano y no se establecen planes a largo plazo en las políticas de salud que sobrepasen los ciclos electorales autonómicos.
Acorde a esos resultados y las tendencias de adopción de los SG de los estándares ISO 9001 e ISO 14001, se estima que en esta década los hospitales pioneros (early adopters) establecerán y certificarán sus SFM acorde al estándar ISO 41001. Este proceso de adopción dependerá de muchos factores como iniciativas propias, promoción sectorial, cambios normativos, incentivos de la Administración, entre otros.
No obstante, se espera que los hospitales pioneros que se adhieran tanto a la disciplina del FM, como al desarrollo de un SFM, puedan difundir los beneficios de este SG a corto, medio y largo plazo. Una fase posterior será el desarrollo de un sistema integrado de gestión (SIG) hospitalario entre los diferentes SG elegidos por la alta dirección (calidad, ambiental, energía, gestión del riesgo, PRL, gestión de activos, FM, entre otros) que puedan ofrecer un valor añadido tanto a su core business como a las actividades de soporte de la organización.
En resumen, se considera que para la implantación de un SIG en hospitales que pueda apoyar al FM será necesario desarrollar herramientas de diagnóstico basadas en estándares de SFM que abarquen las funciones contenidas en las diferentes áreas de esta disciplina. Además, a largo plazo la creación de un SIG de FM podrá llevar a los hospitales a aprovechar los beneficios de la simplificación de procesos. En este caso, resulta claro que la implantación y certificación del SFM será más fácil para aquellos hospitales que estén certificados en otros SG de ISO al poseer la misma estructura de alto nivel de este tipo de estándares.
