Como bien sabemos todos, la pandemia ha acelerado algo que ya preveíamos que iba a suceder. Ha realizado todas las pruebas de estrés posibles sobre las comunicaciones y los sistemas de gestión de las empresas, acelerando aquellas que iban por detrás y poniendo a punto aquellas que ya estaban preparadas. Por lo tanto, a efectos de productividad, la mayoría de las empresas están tranquilas de que ésta se mantendrá o aumentará, y continuarán con sus planes anteriores a la pandemia de teletrabajo y conciliación familiar.
Ante esta situación, muchas empresas han comenzado o comenzarán a modificar sus distribuciones de recursos en planta. Ahora el reto está en dimensionar correctamente los espacios de trabajo en los edificios, haciendo que tanto los puestos de trabajo como el resto de recursos sean correctamente utilizados por los empleados cuando estos sean requeridos. Este nuevo escenario se enlaza también con la atracción y retención de talento, siendo imprescindible ofrecer a los empleados un ambiente atractivo para el desempeño de sus funciones.
Para ello, el uso de la tecnología será fundamental para alinear los recursos disponibles, oferta, con los empleados que los requieran, demanda. Bien sea a través de aplicaciones en el móvil o webs dedicadas, los empleados podrán reservar puestos de trabajo, salas de reuniones, comedor, plaza de parking, sistema de recarga de vehículo, enviar quejas o avisos de falta de confort, etc. Incluso podrán ser asesorados por las aplicaciones del mejor momento para salir de casa hacia la oficina y así minimizar el tiempo de transporte.
Una vez que tenemos el punto de unión entre los recursos y las personas, ya tendremos los datos perfectos para realizar las gestiones en los edificios de forma dinámica y ajustada a la demanda. Podremos unir esta información con los sistemas de gestión y dar la situación actual de ocupación, unirlo a las limitaciones actuales de afluencia a las oficinas por la pandemia, a la distribución de ocupación por plantas o sectores en el edificio, ajustar por ejemplo la iluminación y la climatización a las necesidades reales, optimizar el uso de plazas de parking, asignar costes a las empresas o personas que pidan el uso de recursos especiales como, por ejemplo, los cargadores de vehículos o alquiler de espacio común en un edificio. Mediante esta realimentación, el gestor del edificio podrá tener el control tanto en tiempo real como la información del pasado para analizarla o del futuro para planificar.
El mero hecho de poder realizar esta gestión dinámica de oferta-demanda, tendrá también un impacto en los objetivos de sostenibilidad de las empresas, siendo capaces de, entre otras cosas, ajustar el gasto energético a la demanda dinámica. Donde antes la gestión era fija de lunes a viernes, dado que conocíamos esa demanda fija, ahora deberemos usar la tecnología para maximizar las prestaciones y la satisfacción de los empleados y visitantes.
Una vez que tenemos a las personas y los edificios vinculados por los datos, podremos aumentar las condiciones de confort y gasto energético haciendo uso de los ya existentes algoritmos inteligentes. Por el tratamiento de los datos, nos aportarán mucha información de cómo mejorar las prestaciones de nuestras infraestructuras para mantener los ratios de confort y aumentar la disponibilidad de los equipamientos evitando quejas de los usuarios.
Desde el punto de vista puramente técnico, deberemos implantar sensores de detección de personas tanto en salas de reuniones como en zonas abiertas, pudiendo detectar el uso tanto de puestos de trabajo como de salas u otras instalaciones. Este tipo de sensores podrán venir imbricados en el sistema de iluminación o mediante elementos independientes que sean fácilmente conectables al Building Management System del edificio desde donde se podrán compartir estos datos con aplicaciones que gestionen las reservas, visitas y uso de recursos, el control de accesos al edificio o al parking. Mediante la gestión de estos datos, se podrá realimentar al sistema para que reaccione ante situación de uso o cancelación o falta de uso de instalaciones reservadas y reajuste del modelo de funcionamiento del edificio, o de asignación de espacios de trabajo según disponibilidad. Importante destacar la necesaria integrabilidad de estos sistemas para tener una gestión extremo a extremo de las instalaciones y su vinculación con los empleados mediante Apps o webs. El uso de aplicaciones ad-hoc por separado por funcionalidades, nos limitará a la hora de la implantación de procesos integrales o la compartición de información entre ellos limitando nuestro modelo dinámico de gestión de las instalaciones.
¿Y el futuro? Probablemente el futuro estará en aumentar los servicios ofrecidos a los empleados no sólo cuando lleguen o vayan a reservar recursos del edifico de su empresa sino desde su propio hogar.
