El término KISS (Keep It Simple Stupid) nació en 1960 en la Marina de EEUU y se aplicaba al diseño de aviones. Ya entonces se determinó que la mayor parte de los sistemas funcionan mejor si se mantienen simples que si se hacen complejos.
Este concepto sigue siendo aplicable en la actualidad en cualquier sistema tecnológico que se precie. Concretamente, en la tecnología aplicada a Facility Management (FM) supone un importante reto, por la gran diversidad de infraestructuras a gestionar: desde edificios antiguos de patrimonio histórico-cultural, hasta modernos edificios inteligentes dotados de última tecnología, pasando por infraestructuras ferroviarias, instalaciones hospitalarias, espacios comerciales, entre otros. Todos ellos con un objetivo común: optimizar la gestión de FM a través de información que nos ayude, sobre todo, en la toma de decisiones, en la evaluación del desempeño y en cómo dirigir las inversiones.
Desde nuestra experiencia en FAMA (a Cuatroochenta product), tras más de 25 años en el mercado siendo pioneros en el desarrollo de soluciones de FM y con una amplia cartera de clientes, tanto de sector privado como público, hemos detectado cinco ámbitos principales en los que es importante aplicar del principio KISS: la disponibilidad del dato, el uso de la tecnología por parte de los principales perfiles implicados, la obtención de indicadores (KPIs), la integración con las tecnologías existentes y la integración con la capa de interoperabilidad.
Aplicar la simplicidad con el principio KISS
A continuación, detallamos nuestras recomendaciones para aplicar la simplicidad en cada uno de estos ámbitos.
Con el objetivo de simplificar la disponibilidad del dato y definir bien qué activos quiero inventariar, pensando en su mantenimiento posterior, es importante implicar a los proveedores de servicios desde el levantamiento de información (ellos conocen bien las instalaciones que la organización debe gestionar), así como localizar posibles sistemas ya existentes en la organización que faciliten una información de partida.
Para simplificar el uso de la tecnología, debemos tener en cuenta los principales actores implicados:
- Desde el punto de vista de los solicitantes, es importante facilitar todo este proceso con el uso de una tecnología simple (apps, portal web…), que facilite el feedback constante del servicio y ponga el foco en el cliente interno.
- Desde el punto de vista de los proveedores de servicios, es fundamental garantizar la calidad del servicio y la proactividad por parte de estos, facilitándoles un canal de comunicación que permita disponer, en todo momento, de información en tiempo real sobre el estado de los trabajos. Por otro lado, es vital asegurar que el cliente final (quien contrata el servicio), y no el proveedor, sea el propietario del dato y quien decida la tecnología que se implanta.
- Desde el punto de vista de los gestores de FM, es necesario poder parametrizar los eventos y avisos que sean realmente importantes en cada caso (incumplimiento ANS, vencimiento contratos, etc.), así como recibir una adecuada formación sobre la herramienta basada en casos de uso particulares, implicar al departamento de tecnologías de la información desde el inicio y contemplar bolsas de horas para futuros desarrollos por cambios de alcance del proyecto.
Para simplificar la obtención de KPIs y favorecer los procesos de mejora continua, es importante incorporar tecnología que tenga una capacidad flexible para obtener indicadores adaptados al paso del tiempo, así como escoger bien los KPIs a medir priorizando dos premisas: los aspectos económicos y el nivel en el que algo afecta al core de la organización.
Análisis previo
Para simplificar la integración de la solución de FM con las tecnologías existentes, antes de su implantación, se debería llevar a cabo un análisis previo de las aplicaciones que ya hay en la organización (ERPs como SAP o Navision, gestores documentales, aplicaciones de RRHH, etc.) y de cómo interactuarán con la herramienta de FM, ya que el grado de autonomía del sistema de FM y la facilidad para explotar la información dependerá de su grado de integración con el resto de sistemas de la organización.
Para ello, es importante la implicación del departamento TIC y que el sistema de FM vaya acompañado de una API (application programming interface) adecuada para facilitar esta integración.
Finalmente, para simplificar la integración de la solución de FM con la capa de interoperabilidad, es importante preguntarnos previamente si las personas que van a utilizar esta tecnología disponen de los conocimientos necesarios, si los dispositivos (software y hardware) que tenemos en nuestra organización son los adecuados para nuestras necesidades y operativa diaria y si el activo sobre el que quiero aplicar este tipo de tecnología es susceptible de que se la apliquemos.
A partir de aquí, recomendamos no perdernos en las tecnologías que forman parte de la capa de interoperabilidad de nuestra organización (sistemas BIM, GIS, sensores e IoT, entre otros), como si estas fuesen un fin en sí mismas, sino tener claro que se deben utilizar como instrumento para simplificar la información que el sistema facilita, de acuerdo con las circunstancias, necesidades e idiosincrasia de cada organización.
