La transformación de las acciones y servicios de FM hacia entornos integrales basados en la importancia de las instalaciones, las personas y las organizaciones marca el devenir de la nueva realidad del Workplace Experience Management. Esto supone, como su propio nombre indica, una clara apuesta por la experiencia de las personas.
Eficacia para los equipos de trabajo y calidad para las personas que habitan los espacios. Estos son los dos conceptos que, a nuestro entender, resumen las ventajas que aporta el logro de un eficaz Workplace Experience Management. Esta es la evolución actual del Facility Management, impulsada por modelos de gestión integrados. Y en este proceso, la tecnología está teniendo una importancia fundamental.
Cuando hablamos en SIFU de Workplace Experience Management, como lo hacemos del FM, debemos centrarnos en tres grandes áreas: las personas que habitan los espacios, las instalaciones en las que se prestan los distintos servicios y las marcas o empresas que dan vida a esas organizaciones. A ella se une una cuarta, nuestro equipo humano y de gestión, que además supone todo un ejemplo de inclusión sociolaboral.
Las anteriores cuatro patas, con un acertado planteamiento corporativo, soportan un mueble inmueble que, merced a las altas cotas de gestión integrada, está destinado a lograr metas como la productividad y la eficacia, en el caso de las empresas; y el confort y el bienestar, en el de las personas que habitan los espacios en cuestión. Esto es lo verdaderamente importante: organizaciones satisfechas, siempre dentro de un marco sostenible ambiental y socialmente.
La importancia de los datos
Lejos quedan los tiempos de la mera prestación de un servicio (limpieza, acceso, control de salas, mantenimiento, suministros, etc.), con un protocolo inamovible y ausencia de reporte en tiempo real. La revolución –pues no se puede llamar de otra manera– de los datos y su procesamiento ha cambiado todo el sector del FM para siempre. Es la tecnología al servicio de la gestión.
La verdadera clave del cambio es que los avances tecnológicos han ido y van mucho más allá de un dispositivo concreto. Constituyen un cambio en la misma estructura de gestión. Por un lado, han evolucionado todas las técnicas de captación de datos, con elementos como la IoT, en la que diversos dispositivos, incluidos wareables, termostatos, sensores, etc.
Entre los datos mensurables se hallan todos los relativos a climatización, consumo energético y de agua, etc.; pero también ocupación de espacios, control de accesos, suministros…, todos los generados por los ocupantes de las instalaciones. Pero, además, entra en juego la parte relativa a los recursos humanos de las empresas de servicios, en muchos casos obligatorios por normativa: fichaje, limpieza de las distintas estancias, acceso y organización de salas.
Tecnología aplicada
Desde los primeros pasos en gestión de infraestructuras por ordenador (GMAO) de hace décadas a las tecnologías aplicadas a la gestión de información como el big data o análisis de blockchain se ha incrementado exponencialmente el control de la información que las instalaciones en su día a día aportan.
Ahora, en los últimos años, a esta evolución se ha unido el «vendaval» de la inteligencia artificial. Este fenómeno tecnológico, todavía en sus primeros pasos pese a su implantación generalizada, permite optimizar al máximo los procesos de análisis para lograr resultados útiles. Estos son los que las empresas de FM o los departamentos propios de las empresas responsables de sus espacios y suministros tienen a su disposición para alcanzar el nivel óptimo del workplace.
Para lograrlo, es necesario avanzar hacia una integración de los espacios o, más bien, de sus elementos y sistemas de gestión. Esto hace referencia a un tratamiento integrado de todos los elementos que conforma el workplace: acceso, gestión de espacios, limpieza y desinfección, control de las condiciones ambientales, suministros, control de recursos, mantenimiento…
Las empresas como SIFU y sus clientes hacen importantes esfuerzos en lo que respecta al FM, con objetivos como, por ejemplo, prever incidencias y, de este modo, reducir el conjunto de riesgos operativos, sea cual sea el área afectada.
De este modo, al contar con la mencionada información previa, es más fácil efectuar predicciones que eviten problemas o, simplemente, optimicen resultados y recursos. Así se abre la puerta a una reducción de costes sin mermar los niveles de calidad.
Objetivos para las personas
De forma paralela a la tecnología, a la evolución y la aplicación de esta, y más en el centro del sistema si cabe, se halla, por un lado, el bienestar y la experiencia de los moradores de las instalaciones; y por otro, la inclusión sociolaboral y las buenas condiciones laborales de los recursos humanos de las empresas del FM.
El Workplace Experience Management no deja de ser eso: la búsqueda de las mejores experiencias vitales, de confort y condiciones de vida y de entorno laboral. Además, se ha demostrado que cada vez tiene más peso específico en la retención del talento. Y todo ello sin olvidar el peso de la sostenibilidad, que en los próximos años ya no será un plus, sino una exigencia.
En el caso de los recursos humanos, de los equipos de trabajo, SIFU tiene muy claro desde hace más de treinta años que sus condiciones son fundamentales. En toda su trayectoria, los procedimientos y las organizaciones han cambiado; y qué decir de la tecnología, que ha vivido una evolución asombrosa. Pero esto no dejan de ser elementos de gestión al servicio siempre de la inclusión social y laboral.
Evolución hacia el bienestar
De forma paralela, aunque finalmente convergente, aspectos como la inteligencia artificial, la integración de los datos en plataformas avanzadas, la sostenibilidad, la gestión energética, la experiencia del usuario y la confortabilidad y las buenas condiciones ambientales, entre muchos otros, contribuyen a que el futuro se vislumbre de manera muy positiva en el campo del Facility Management y Workplace Experience Management.
Eficiencia, tecnología y gestión integrada. Estas son las claves de un futuro del workplace, el cual, siempre de la mano de una tecnología eficiente pero consciente, debe estar en todo momento al servicio de las personas. Solamente de este modo los espacios (oficinas, industrias, viviendas…) se convertirán en auténticos lugares donde el wellbeing, el bienestar, no sea un premio, sino una obligación de las organizaciones.
