En el dinámico mundo empresarial actual, donde la productividad y el bienestar de los empleados son prioridades indiscutibles, la optimización de los espacios de trabajo se ha convertido en una estrategia fundamental. No se trata únicamente de maximizar el uso del espacio físico, sino de diseñar entornos que impulsen la creatividad, fomenten la colaboración y promuevan el bienestar de los que están presentes. Desde oficinas flexibles hasta el uso de tecnología avanzada, las organizaciones están adaptando sus espacios a las necesidades cambiantes de la fuerza laboral moderna.
Nosotros, en Prosegur, llevamos en esta materia un largo camino que data de 2018, cuando emprendimos un ambicioso proyecto para transformar nuestros espacios laborales. Un análisis inicial reveló que cerca del 20% de los puestos en la sede central no se utilizaban eficientemente debido a factores como viajes, reuniones externas o ausencias. Inspirados por las mejores prácticas en workplace design, se decidió implementar un modelo de puestos de trabajo no asignados, que redujera la necesidad de espacio en un 20%. Sin embargo, esta transición desde un modelo tradicional de oficina abierta con puestos asignados no estuvo exenta de desafíos.
Para facilitar el cambio, se transformó un antiguo gimnasio en desuso en un espacio flexible y colaborativo, similar a un work café. Esta nueva área actuó como un ‘pulmón’ para absorber la demanda en días de alta afluencia en la oficina y se convirtió en un punto neurálgico para presentaciones y eventos. Este primer paso marcó el inicio de una transformación más profunda.
La llegada de la pandemia en 2020 redefinió por completo el modelo laboral y, por consiguiente, planteó una nueva manera de concebir los espacios de trabajo. El teletrabajo pasó a ser protagonista y conceptos como ‘empleados nómadas’ e ‘itinerantes’ dieron paso a estrategias más avanzadas de optimización espacial. Sin embargo, implementarlo dentro de la compañía no ha sido sencillo.
Casi cinco años después de poner en marcha este modelo, se ha conseguido que los empleados de Prosegur trabajen en entornos colaborativos de manera óptima, logrando superar resistencias iniciales, al adoptar un sistema de ‘mesas limpias’, donde cada empleado debe dejar su espacio listo para ser utilizado por otro al finalizar su jornada.
La optimización del espacio no es solo una cuestión operativa: es una inversión estratégica en las personas y su bienestar
El teletrabajo también abrió nuevas oportunidades para la gestión de inmuebles. A partir de este, se ha diseñado un modelo ‘autogestionado’ que asigna a cada departamento el número justo de mesas necesarias para los días obligatorios en oficina. Por ejemplo, en un departamento con 150 empleados y 115 puestos disponibles, se organizaron grupos rotativos con días específicos de teletrabajo. Así se ha podido reducir la necesidad total de sillas a 114 para 150 personas, logrando un ahorro del 25% del espacio disponible. Además del ahorro físico, este esquema ha fomentado la colaboración, al garantizar que todos los grupos coinciden en la oficina al menos dos días por semana.
Hoy, la compañía se enfrenta a nuevos retos: cerrar espacios con terceros y seguir optimizando las instalaciones actuales. Sin embargo, existe el convencimiento de que este enfoque representa no solo una solución eficiente, sino también una oportunidad para construir entornos laborales más humanos y sostenibles.
La optimización del espacio no es solo una cuestión operativa: es una inversión estratégica en las personas y su bienestar. Este modelo descentralizado goza de clara vocación de servicio hacia el negocio, ayudando al control de gasto operativo. Así, ha logrado convertir un gasto fijo, históricamente poco elástico, en una línea de coste flexible proporcional al volumen de ventas. De esta manera, Prosegur continuará trabajando en la transformación de sus inmuebles, con el objetivo de crear espacios que inspiren y potencien las virtudes de su fuerza laboral.
