En un contexto donde el trabajo híbrido se consolida como modelo dominante, MasOrange, compañía pionera en innovación tecnológica aplicada al Facility Management, ha apostado por una transformación profunda de sus oficinas, integrando herramientas digitales que permiten una gestión inteligente, eficiente y sostenible.
Sensores que detectan en tiempo real si un puesto está ocupado, cámaras que cuentan el tránsito de personas por cada planta y un sistema inteligente que asigna plazas de aparcamiento según la presencia declarada por los empleados. Así es como MasOrange está transformando la gestión de sus oficinas: con datos precisos que permiten optimizar recursos, reducir costes y, al mismo tiempo, ofrecer una mejor experiencia a quienes acuden a la sede cada día.
“Concebimos las oficinas como espacios que aportan un valor diferencial al empleado”, comenta Francisco Javier del Agua, Real Estate & Infrastructure Director en MasOrange. Estas no dejan de ser puntos de encuentro que potencian la integración de los equipos y la colaboración transversal, además de ser facilitadores del trabajo diario. Para la organización, las oficinas desempeñan “un papel esencial en la atracción y fidelización del talento, lo que refuerza su importancia estratégica de cara al futuro”. Todo ello, “alineado con nuestro compromiso de sostenibilidad”, inciden.
Gestión del FM
La innovación tecnológica es el eje vertebrador de esta transformación. “Apostamos por soluciones que permiten una administración más ágil y optimizada, a la vez que proporcionan datos clave para la toma de decisiones estratégicas”, explica Francisco Javier del Agua. En este sentido, MasOrange ha apostado por una arquitectura tecnológica robusta para gestionar sus espacios de oficina. Esta apuesta se traduce en sistemas basados en tecnología web, con bases de datos relacionales de alta capacidad, modulares y abiertos. Estas soluciones, “reconocidas en el mercado por su robustez y escalabilidad”, permiten una gestión fiable, flexible y adaptada a las exigencias del entorno corporativo actual. Esta interconexión, precisamente, es la que permite visualizar los datos en cuadros de mando y tomar decisiones de forma ágil y basada en cifras concretas.
Además, no hay que olvidar que el área de Facility Management (FM)”tiene un rol central” y que desempeña un papel clave en la definición e implementación de las soluciones tecnológicas aplicadas a la gestión de espacios. Al tratarse de herramientas diseñadas a medida para cubrir necesidades específicas, el FM es quien se encarga de definir los requisitos de diseño e implantación, así como de “participar activamente en la selección de las soluciones más adecuadas buscando el balance coste-beneficio de cada solución”. Su implicación garantiza que las inversiones tecnológicas respondan a criterios de eficiencia, funcionalidad y sostenibilidad.
Sostenibilidad e innovación
La estrategia tecnológica de MasOrange está estrechamente vinculada a sus objetivos de sostenibilidad y eficiencia energética. Las herramientas y soluciones de FM están destinadas a la optimización de recursos, lo que impacta directamente en estos.
Además, la sostenibilidad se ha convertido en un criterio indispensable en todos los procesos internos. “En cada licitación exigimos que los proveedores compartan nuestros objetivos de reducción de huella de carbono y eficiencia energética, asegurando así la coherencia con la estrategia corporativa”, añade el Real Estate & Infrastructure Director en MasOrange. Esto refuerza su compromiso ambiental como eje transversal de su modelo de gestión.
Para lograrlo, cuentan con la incorporación de sensores térmicos, cámaras cuenta-personas, así como con una herramienta de presencia en el aparcamiento. Una decisión que responde a una necesidad clara de optimización. “Buscábamos optimizar el uso del espacio y de los recursos”, explica. En el caso de los sistemas de ocupación, por ejemplo, el objetivo era “medir de manera precisa la disponibilidad real de puestos para tomar decisiones estratégicas, como es el dimensionamiento adecuado de la superficie de oficina”.
En cuanto al aparcamiento, se reemplazó “un modelo rígido y poco eficiente basado en jerarquías por un sistema dinámico”, lo que ha permitido “mayor equidad y una utilización plena de las plazas”. La evolución tecnológica en MasOrange ha llevado a una mejora sustancial en la medición de ocupación de los puestos flexibles. Inicialmente, la compañía utilizó sensores de movimiento, pero no alcanzaban la precisión deseada. Por este motivo, migró a sensores térmicos que ofrecen una precisión superior al 90%. Estos dispositivos no solo ofrecen una alta precisión, sino que también aseguran “la estabilidad de la transmisión de datos”.
Gracias a esta tecnología, la compañía dispone hoy de información “prácticamente en tiempo real y con un nivel de fiabilidad cercano al 100%”, lo que permite una gestión más precisa y eficiente del espacio disponible. Otra innovación tecnológica llegó con la implementación de cámaras cuenta-personas. Instaladas en todas las plantas, estas permiten conocer la ocupación real de los espacios.
Su despliegue vino precedido por procesos de validación legal y de recursos humanos, así como auditorías de ciberseguridad. “De esta manera garantizamos el cumplimiento con normativas como el RGPD y la LOPDGDD, preservando siempre la privacidad de los empleados”, indica Francisco Javier del Agua, Real Estate & Infrastructure Director en MasOrange.
Gestión integrada
Precisamente la infraestructura tecnológica de MasOrange permite una visualización integrada y en tiempo real de todos los datos relacionados con la ocupación y el uso de espacios. “Nuestros sistemas son modulares, abiertos e integrables con múltiples plataformas”, explica Francisco Javier del Agua.
Actualmente, están conectados al logado corporativo mediante SSO, así como a sistemas clave como SAP, SFSF, la intranet, la aplicación móvil corporativa, el sistema de seguridad integral Cyclops y el sistema de gestión de mantenimiento. Esta interconexión “permite explotar la información en cuadros de mando conjuntos y facilita la toma de decisiones”, consolidando una gestión inteligente y centralizada.
Esta incorporación de tecnologías inteligentes en las oficinas de MasOrange ha generado mejoras concretas en la experiencia diaria de los empleados. “La implantación ha supuesto mejoras tangibles”, afirman desde la compañía. En el caso de las salas de reunión, se ha pasado de un sistema rígido con un 100% de reservas y solo un 40% de ocupación real, a un modelo flexible que permite “reservas dinámicas mediante sistemas de check-in en tabletas”, alcanzando así una ocupación efectiva del 70%.
En cuanto al aparcamiento, la optimización ha sido igualmente significativa: “eliminamos un 25% de plazas infrautilizadas y logramos que prácticamente todos los empleados que lo necesitan tengan acceso a una plaza”. Estos avances han contribuido a mejorar notablemente la comodidad, la equidad y la eficiencia en el uso de los recursos corporativos.
Evaluación y optimización
En MasOrange, la opinión de los empleados es un elemento clave para evaluar y mejorar el funcionamiento de los sistemas tecnológicos implantados en las oficinas. “El feedback es clave para nosotros”, asegura. Gracias a esta información, han detectado cambios en los hábitos de los trabajadores: “Hemos observado cómo los empleados adapta sus rutinas, por ejemplo, eligiendo días de teletrabajo en función de la disponibilidad de parking”, una muestra clara del impacto real que estas herramientas tienen en la organización del día a día.
La gestión inteligente de los espacios también ha permitido optimizar los servicios de limpieza, gracias al análisis detallado de los datos de ocupación. “Los datos permiten conocer con precisión que espacios se utilizan más y en qué momentos”, comenta Francisco Javier del Agua. Esta información permite “ajustar la frecuencia y el alcance de los servicios de limpieza, priorizando los entornos de mayor uso”. Esto se traduce en una asignación más eficiente de recursos y una mejora en la calidad del entorno laboral.
La digitalización de los datos de ocupación, por ejemplo, ha permitido mejorar significativamente la eficiencia en la asignación de recursos, además de en limpieza, en servicios como seguridad. “La digitalización de los datos de ocupación nos ha permitido asignar los recursos de forma más eficiente”, incide el Real Estate & Infrastructure Director en MasOrange. Este enfoque basado en datos lo que ha facilitado es “un uso más racional de servicios y, por tanto, una reducción significativa de costes”, consolidando así el valor estratégico de la tecnología en la gestión operativa de las oficinas.
Hacia una gestión predictiva
Esta implantación de soluciones tecnológicas en la gestión de espacios ha generado resultados concretos en términos de ahorro y satisfacción. “El ahorro más destacado proviene del abandono de una parte significativa de nuestra superficie de oficinas, lo que supone ahorros aproximados de 1 millón de euros anuales”, comenta.
En cuanto al impacto en la experiencia de los empleados, los datos también son positivos. Una consultora independiente reportó que un 79% de los empleados valora muy positivamente la disponibilidad de plazas de parking y un 74% la gestión implantada. Estas cifras reflejan el éxito de una estrategia que combina eficiencia operativa con bienestar laboral.
En este sentido, MasOrange contempla la aplicación de tecnologías avanzadas como el siguiente paso natural en la evolución de su modelo de gestión de espacios. “Una vez garantizada la calidad de los datos, el siguiente paso natural es aplicar técnicas avanzadas de análisis como inteligencia artificial o machine learning”, afirman desde la compañía. El objetivo es lograr “una gestión aún más predictiva y eficiente” aprovechando “el potencial de herramientas como los gemelos digitales” para anticipar necesidades, optimizar recursos y mejorar la experiencia del empleado.
La entidad cuenta con una visión ambiciosa para sus espacios de trabajo, donde la tecnología será el eje central de una transformación orientada al valor humano y la eficiencia. “Nuestro anhelo es disponer de unas oficinas best practice en lo relativo a integración de equipos, comunicación y sostenibilidad”. En este escenario, la oficina del futuro se concibe como “un espacio de encuentro que aporta valor añadido al empleado dotado de tecnología que facilite su trabajo y optimice costes”. Esta visión refuerza el papel estratégico del entorno físico como catalizador de cultura corporativa, innovación y bienestar.
Desde MasOrange lanzan un mensaje claro a otras organizaciones que estén valorando la incorporación de tecnología en la gestión de sus espacios: “Queremos animar a las empresas que estén considerando estas inversiones a dar el paso”. Aunque reconocen que puede parecer un reto complejo, insisten en que “los beneficios en eficiencia, sostenibilidad y satisfacción de los empleados son incuestionables”. Su experiencia demuestra que la transformación digital del entorno de trabajo no solo es posible, sino altamente rentable y positiva para toda la organización.
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