Tras más de 25 años desarrollando soluciones tecnológicas al servicio del Facility Management y el workplace, siendo el aliado tecnológico de más de 40 clientes y, actualmente, ofreciendo servicio a más de 32.000 usuarios en todo el mundo, en FAMA tenemos el compromiso y la obligación de escuchar las necesidades de nuestros clientes e ir un paso más allá en el desarrollo de nuestra plataforma, con el objetivo de proporcionarles la mejor tecnología disponible. Nuestra experiencia nos muestra que la transformación digital ha cambiado radicalmente cómo trabajamos, incluyendo los espacios de trabajo. En un entorno donde el modelo híbrido es la norma, adoptar tecnología para automatizar y optimizar procesos es clave. Esto no solo aumenta la eficiencia y reduce los costes, sino que también ofrece una experiencia laboral más flexible y personalizada, con la sostenibilidad y el bienestar de los empleados como ejes estratégicos.
La automatización de la reserva de recursos
Uno de los principales retos del trabajo híbrido es la gestión eficiente de los recursos físicos, como salas de reunión, puestos de trabajo compartidos, vehículos corporativos o equipos especializados. Las herramientas tecnológicas que permiten la automatización de reservas de recursos ofrecen interesantes ventajas en el día a día de las organizaciones, al facilitar la optimización de los espacios y recursos de trabajo reservables, evitar conflictos de reservas con actualizaciones en tiempo real y proporcionar sistemas automatizados de confirmación. Asimismo, contribuyen a una reducción de costes, al adaptar la disponibilidad a la demanda real, eliminando gastos asociados con espacios vacíos o infrautilizados. Un ejemplo práctico en el uso de este tipo de aplicaciones sería el de Vivienda y Suelo de Euskadi, S.A (Visesa), que automatiza los procesos de reserva de espacios y recursos a través de la solución FAMA Reserva de Recursos. Desarrollada en última tecnología web app, basada en Flutter e integrada con Microsoft Office 365, es una herramienta ideal para una gestión ágil y un reporting detallado de toda la actividad.
De acuerdo con el testimonio de Roberto Ibarzabal, responsable de Servicios Generales de Visesa: “Con la herramienta de FAMA hemos conseguido un plus más que necesitábamos de lo que sería una simple reserva de recursos: que sea intuitiva de cara al usuario, que complemente todas las necesidades que puedan surgir y que, a su vez nosotros, aprovechando la tecnología, podamos obtener y exportar datos, tener en todo momento mayor control sobre cada uno de los elementos y sobre la eficiencia de todos los recursos, sean vehículos, salas o cualquier otro elemento que se ha puesto a disposición de nuestros usuarios a través del aplicativo de FAMA”.
IA: transformando el workplace
La incorporación de la IA en los espacios de trabajo no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también revoluciona cómo interactuamos con nuestro entorno laboral. A continuación, exploramos herramientas de IA que están marcando la diferencia, muchas de las cuales ya hemos integrado con éxito en clientes de FAMA, logrando excelentes resultados:
- IA de Automatización de Procesos Robóticos (RPA). Centrada en la automatización de tareas repetitivas y estructuradas mediante robots integrados en el software que imitan acciones humanas. Esto permite a los empleados dedicar más tiempo a tareas estratégicas, mientras que la IA se encarga de procesos rutinarios, tales como la generación de informes, el seguimiento de inventarios o la validación documental en la coordinación de actividades empresariales, similar a la implementada en FAMA CAE.
- IA generativa. Crea modelos capaces de generar contenido nuevo y original basándose en patrones aprendidos de datos existentes. A diferencia de otras formas de IA que se limitan a clasificar, analizar o predecir, la IA generativa produce resultados que no existían previamente. En el ámbito de la gestión de espacios de trabajo y el Facility Management, destaca FM HUB, una iniciativa colaborativa que pretende poner la inteligencia artificial al servicio de este sector y sus diversas áreas de actuación.
- IA conversacional. Los chatbots y asistentes virtuales, habilitados con procesamiento de lenguaje natural (NLP), han transformado la atención al cliente y el soporte interno, proporcionando respuestas inmediatas y automatizadas a preguntas frecuentes o, en el soporte técnico, resolviendo problemas básicos de TI sin intervención humana.
- IA de análisis predictivo. Al utilizar modelos estadísticos y de aprendizaje automático para analizar datos históricos, esta IA ofrece predicciones que ayudan a tomar decisiones informadas, por ejemplo, en relación con el bienestar de los empleados en los espacios de trabajo.
- IA de visión por computadora. Esta tecnología aporta seguridad y eficiencia al workplace, pudiendo monitorear espacios en tiempo real, identificar personas no autorizadas y detectar incumplimientos de normas de seguridad o situaciones de peligro en las instalaciones.
- Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP). Facilita la comprensión y respuesta en lenguaje natural, ayudando en el análisis de sentimientos en redes sociales o encuestas de empleados para entender mejor el clima laboral o en la traducción automática, mejorando la comunicación entre equipos multilingües de una organización.
- IA de sistemas de recomendación. Analizan datos para sugerir a los empleados cursos de formación basados en habilidades y preferencias o recomendaciones posturales y de prevención de riesgos de acuerdo con su espacio de trabajo.
- IA de aprendizaje profundo (deep learning). Permite trabajar con grandes volúmenes de datos no estructurados, ofreciendo soluciones avanzadas como reconocimiento de voz, transcripción en tiempo real y análisis de datos complejos para mejorar la toma de decisiones estratégicas en lo que respecta al uso y optimización de los espacios de trabajo.
En un mundo donde la flexibilidad es la norma, adoptar estas tecnologías no es solo una ventaja
competitiva, sino una necesidad estratégica
Un futuro laboral más inteligente y eficiente
La convergencia de tecnología y workplace marca un punto de inflexión en la forma en la que concebimos el trabajo. Desde la automatización de reservas hasta la incorporación de IA avanzada, el potencial para optimizar recursos, reducir costes y mejorar el bienestar de los ocupantes de los espacios es inmenso. En un mundo donde la flexibilidad es la norma, adoptar estas tecnologías no es solo una ventaja competitiva, sino una necesidad estratégica. Las organizaciones que lideren esta transformación estarán mejor posicionadas para enfrentar los retos del futuro y maximizar el valor de su fuerza laboral y recursos.
