Francisco Vázquez 3g office
Francisco Vázquez Medem Presidente Grupo 3g office

Mejorar la productividad a través del diseño

Sede de Unilever en Perú workplace gestión de espacios

Sede de Unilever en Perú.

En España aún tenemos conceptos erróneos sobre productividad como son: “cuantas más horas trabajamos, más producimos”, “el primero en irse, se escaquea y el último es el más productivo”, o “trabajar es sinónimo de estar en la oficina”, conceptos que están muy lejos de la realidad actual.

Es obvio que no es lo mismo trabajar que producir. Y es evidente también que no siempre trabajar más horas y en un mismo sitio, implica ser más productivo, y mucho menos cuando los horarios, la tecnología y los espacios laborales son poco flexibles. Según la definición de la Real Academia Española (RAE), la productividad es la relación entre lo producido y los medios empleados. Esta es la clave, es decir, que los medios sean los adecuados, para que la productividad aumente. La realidad es que España sigue a la cabeza, desde hace ya muchos años, entre los países europeos con la jornada laboral más extensa, 280 horas al año, controlada por horarios obsoletos y poco racionalizados y, además, vamos los últimos en cuanto a productividad.

La oficina se transforma en una herramienta que mejora la comunicación, incentiva la colaboración y mejora la productividad

Sedes más productivas

Debido a esta cultura del presentismo, la oficina es el referente para la mayoría de los profesionales. Las nuevas tecnologías son protagonistas en la transformación de la forma de trabajar, y el diseño de oficinas se está adaptando a estos cambios creando nuevos espacios acordes al nuevo panorama, pero el objetivo está en conseguir que las nuevas sedes favorezcan realmente la productividad.

Una sede debe ser capaz de transmitir, comunicar y fidelizar al profesional, aunque pase gran parte de su jornada laboral fuera de ella. El diseño del espacio corporativo será el reflejo de la estrategia de la compañía, su cultura, filosofía, valores, actividad, marca y gente que trabaja en ella.

Desaparece la idea de oficina tradicional. No hay despachos propios ni para los directivos. El despacho deja de ser una propiedad para pasar a ser accesible y abierto a todos. La oficina es un lugar al que te apetece ir a trabajar, del que te sientes parte y al que puedes invitar a clientes y colaboradores.

La tendencia es crear más y mejores espacios que favorezcan la colaboración. La oficina se convierte en un espacio integrador que permite y facilita el trabajo colaborativo, eficiente y creativo.

Huiremos de la estandarización. Cada compañía es única. El diseño del espacio de trabajo es una de las claves que puede marcar esa diferenciación. Si además los propios empleados participan en la elección del mejor diseño, el resultado y éxito será compartido por todos.

La oficina tiene que dar respuesta a todas las inquietudes de sus usuarios, creando un abanico de espacios tan amplio como sea necesario y posible. Se crearán salas y espacios de reunión únicos y diferentes entre sí, salas de proyectos, zonas de formación, salas pequeñas para reuniones de dos a tres personas. Esta diversidad toma especial interés para aumentar la productividad.

Sede de Microsoft en Lisboa.
Sede de Microsoft en Lisboa.

Salas de creatividad y de juegos que fomentan la innovación, zonas informales para encuentros “espontáneos” (posiblemente los momentos más productivos del día a día en el trabajo). La oficina se transforma en una herramienta que mejora la comunicación, incentiva la colaboración y mejora la productividad.

La zona de clientes empieza a funcionar como lugar de encuentro, work shop, auditorio, y sobre todo es necesario crear la idea de que cada espacio debe ser aprovechado para realizar las diferentes actividades del día a día, por ejemplo el work café que siendo un espacio de cafetería, tiene vocación de zona de trabajo y de reunión.

Todo ello sin olvidar los espacios de privacidad, donde hacer una llamada o realizar un trabajo que exija concentración, ya que son importantes para que la productividad sea completa.

Otros aspectos a los que los diseñadores dedican especial atención, son el acceso a la luz natural como hilo conductor de los diferentes espacios, muebles ergonómicos, materiales orgánicos, color, calidad de la iluminación artificial y del aire interior, zonas con presencia de vegetación natural, jardines verticales, materiales naturales, reciclados, originales en cuanto a su origen y diferenciación, casilleros personales, en definitiva elementos que evoquen un ambiente fresco, agradable, poco cargado, ligero, divertido, innovador y diferente, que aporten una escala humana y confortable al conjunto, y que por supuesto fidelizan al empleado y aumentan su productividad.