La Fundación Privada ‘Hospital de la Santa Creu i Sant Pau’, a través de su Programa para la Acción Social e Investigación, lleva a cabo una importante actividad benéfico-asistencial y, además, se encarga de mantener y mejorar las instalaciones hospitalarias y su patrimonio, especialmente el Recinto Modernista, la obra más importante de Lluís Domènech i Montaner, declarado Monumento Histórico-Artístico en 1978 y Patrimonio Mundial por la UNESCO en 1997.
Situación de partida
La fundación decidió abrir un concurso público para encontrar la solución tecnológica más adecuada para la gestión integral del Recinto Modernista de Sant Pau, que ocupa una superficie edificada de unos 20.800 metros cuadrados construidos y 25.000 metros cuadrados de jardines, formado por 15 pabellones comunicados por galerías subterráneas y con un complejo conjunto de usos, que lo han convertido en un espacio de referencia en la ciudad de Barcelona en el cual conviven historia e innovación.
El reto de FAMA ante la gestión integral de espacios
El nuevo sistema debería dar servicio a un complejo conjunto de usos, desde la celebración de eventos de manera continuada en los diferentes espacios del recinto, hasta la gestión de los diferentes pabellones en materia de: servicios, salas, espacios, zonificación de sus 15 edificios, operaciones y mantenimiento (O&M), centro de atención al cliente (portal web), gestión de incidencias y problemas, petición de servicios, proveedores, gestión patrimonial, seguridad y utilities. Y todo ello, integrándose con sus actuales sistemas para lograr una solución realmente corporativa.
Solución y logros
La solución escogida fue FAMA AFM, al considerarla una de las más adecuadas para asumir el importante reto de adaptarse a la singularidad de espacios y a la diversidad de actividades que se llevan a cabo en un centro de actividades tan singular, compuesto por inmuebles centenarios y únicos.
Por otro lado, FAMA cubría el alcance funcional que la fundación requería:
- Gestión de seguridad.
- Gestión de servicios.
- Gestión patrimonial.
- Gestión de propiedades.
- Gestión de utilidades.
- Gestión de proveedores.
- Gestión de espacios.
- Gestión de mantenimiento.
Compatible con ERP (SAP). Integración con BMS, GMAO, Sist. Info. Gráfica y G. Documental.
Los logros más destacables alcanzados con FAMA AFM han sido:
- Trabajar con una aplicación multi-idioma para que los diferentes clientes (usuarios) de cada uno de los 15 pabellones, en su mayoría internacionales (BHH, EFI, OMS, entre otros), puedan acceder en su propio idioma.
- Disponer de una jerarquía de inmuebles adaptada a los requerimientos de la fundación y que permita llevar a cabo la gestión integral del patrimonio que compone el Recinto Modernista, incluyendo el control de toda la documentación relacionada (información registral, catastral, económica, licencias, contratos…)
- Disponer de una jerarquía de espacios con información sobre ubicaciones, superficies y centros de coste, con la posibilidad de establecer categorías y agrupaciones de metros cuadrados y obtener el cálculo de ocupación en tiempo real.
- Gestión personalizada del workflow de gestión de servicios e incidencias y obtención de indicadores relacionados con los acuerdos de nivel de servicio establecidos con el proveedor (ANS/ SLA).
- Gestión integral del mantenimiento, preventivo y correctivo.
- Canal de comunicación con los proveedores y APP para la gestión de las órdenes de trabajo (OT+).
- Disponibilidad de un portal web responsive, adaptado a la identidad corporativa de la fundación, que ofrece a sus clientes (usuarios) un acceso directo y sencillo para:
- Notificación de incidencias.
- Consulta del estado de las incidencias y peticiones.
- Creación de solicitudes.
- Consultar información de interés: documentación, noticias, etc.
Agustí Grau, director de Servicios Generales de la Fundación Privada Hospital de la Santa Creu i Sant Pau
«Con FAMA AFM, hemos conseguido un verdadero aliado tecnológico para llevar a cabo la gestión integral de unas instalaciones tan complejas como las del Recinto Modernista de Sant Pau, por su carácter histórico y por la diversidad y frecuencia de usos a los que se dedican los espacios que lo conforman. Además, con el portal hemos logrado disponer de una plataforma corporativa que facilita mucho la comunicación con cualquier tipo de usuario».
