Cerca de 50 managers de facility, compras e infraestructuras se dieron cita recientemente para debatir sobre tendencias y desafíos del Facility Management en nuestro país. La gestión presupuestaria, la digitalización, la sostenibilidad, los nuevos modelos de workplace y la necesidad de atraer y retener el talento, fueron, en este orden, los principales desafíos a abordar para este 2025, según los participantes y las conclusiones del I Foro de Expertos en FM.
Con estas conclusiones del I Foro de Expertos en FM, Optima lanza un Whitepaper que pone sobre la mesa los temas clave de un sector que atraviesa una etapa de transformación significativa, impulsada por rápidos cambios en diversas áreas.
Las nuevas dinámicas laborales —desde el trabajo presencial tradicional hasta el teletrabajo impuesto por la pandemia y la consolidación de modelos híbridos— están modificando profundamente los entornos de trabajo. Esto exige una reconfiguración de los espacios y servicios para que sean más adaptables y eficientes.
Paralelamente, la incorporación de tecnologías avanzadas, encabezadas por la inteligencia artificial, está comenzando a transformar radicalmente la gestión de instalaciones. Este avance tecnológico podría tener un impacto tan relevante como el que supuso en su momento la llegada de la electricidad o la máquina de vapor.
Además, la sostenibilidad ha dejado de ser una opción atractiva para convertirse en una prioridad estratégica, impulsada por la creciente presión ambiental y las normativas regulatorias. Por último, se hace cada vez más evidente la necesidad de revisar los modelos de relación entre clientes y proveedores en el ámbito del FM. Y es que la innovación y la generación de valor requieren una colaboración más estrecha y flexible.
En un entorno tan dinámico como desafiante, el papel del Facility Manager debe evolucionar más allá de la simple gestión operativa de inmuebles. Ya no se le puede considerar únicamente como un centro de coste orientado a la eficiencia. Hoy, el FM representa una función estratégica que integra personas, procesos y tecnología. Todo, con el objetivo de diseñar espacios seguros, flexibles y sostenibles, alineados con las necesidades de los usuarios y con los retos derivados del cambio climático.
Este enfoque convierte al Facility Management en una disciplina versátil y de creciente relevancia. Los profesionales del área están asumiendo un rol más proactivo y estratégico. De este modo, actúan como aliados clave en el logro de objetivos corporativos, facilitando la innovación y mejorando la experiencia general dentro del entorno laboral. De hecho, un informe de Jones Lang LaSalle señala que el 73 % de los gestores de FM a nivel mundial ya se perciben a sí mismos como actores fundamentales en la ejecución de la estrategia organizacional. Esto pone en evidencia esta transformación de un rol meramente operativo hacia uno con un peso estratégico real.
En definitiva, el uso inteligente de la tecnología, el compromiso firme con la sostenibilidad, la mejora de la experiencia del empleado y del cliente, y la transición hacia esquemas colaborativos marcarán el rumbo del FM en los próximos años.
6 iniciativas esenciales para liderar el cambio
Optima desvela en su Whitepaper las principales acciones que líderes y profesionales del sector deberían emprender para afrontar con éxito el nuevo escenario y posicionarse como agentes de transformación, tal y como expusieron los expertos participantes en el foro:
1. Impulsar activamente la transformación digital
Es crucial invertir en tecnologías de gestión inteligente (como IoT, plataformas IWMS/CMMS, analítica avanzada) y capacitar al personal en su uso. Automatizar tareas operativas libera recursos que pueden redirigirse hacia la planificación estratégica y la mejora continua. Además, el uso de inteligencia artificial y mantenimiento predictivo permite anticiparse a fallos y optimizar costes.
2. Asumir el rol de gestor del conocimiento y los datos
Recopilar y analizar de forma sistemática indicadores clave (costes, tiempos de respuesta, satisfacción del usuario, impacto ambiental) permite tomar decisiones basadas en datos. La integración de información desde distintas fuentes y su visualización en dashboards accesibles favorece el análisis y facilita comunicar el valor añadido del FM a los niveles directivos.
3. Incorporar la sostenibilidad como eje transversal
Cada decisión o contrato en FM debe considerar criterios de sostenibilidad (ESG). Esto implica exigir planes sostenibles a los proveedores, priorizar soluciones energéticamente eficientes, reducir el consumo de agua y la generación de residuos, y medir el impacto medioambiental de las acciones emprendidas.
4. Rediseñar la experiencia laboral desde un enfoque humano
Trabajar junto a áreas como Recursos Humanos, IT y dirección para crear entornos laborales centrados en las personas. Iniciativas como espacios de descanso adecuados, ergonomía, buena ventilación, iluminación natural y servicios complementarios contribuyen al bienestar del personal y refuerzan el compromiso organizacional.
5. Construir relaciones estratégicas con socios y proveedores
Es clave evolucionar hacia modelos de colaboración más estrecha. Esto incluye alinear a los proveedores con los objetivos estratégicos de la organización, establecer contratos con incentivos compartidos, fomentar la innovación conjunta y mantener una comunicación fluida que favorezca la confianza mutua.
6. Apostar por el desarrollo de talento y liderazgo en FM
Formar continuamente al equipo en habilidades clave —como competencias digitales, análisis de datos, gestión de proyectos, sostenibilidad, comunicación y negociación— es esencial. Fomentar una cultura organizacional enfocada en la innovación y la mejora constante, fortalece la capacidad de adaptación del área de FM.
En definitiva, el Facility Management se encuentra ante una encrucijada que definirá su aportación en los próximos años. Las organizaciones necesitan gestores de instalaciones que sean innovadores, sostenibles, tecnológicamente versados y orientados a las personas.
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