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ARTÍCULO TÉCNICO
TIC EN
Facility Management
L
a oficina sin papeles es un con-
cepto tan antiguo que se re-
monta a 1940, cuando se da a
conocer la idea de la oficina del futu-
ro. En 1975 un artículo publicado en
Business Week
predecía su inminen-
te adopción. Pero si bien con la llega-
da de los ordenadores personales al
entorno laboral la idea tomó renova-
do impulso, los modernos y cada vez
más asequibles sistemas de impresión
y fotocopiado causaron el efecto con-
trario.
Al margen de mejorar la accesibi-
lidad y la productividad, la oficina sin
papeles contempla, además, un obje-
tivo relevante: minimizar o eliminar el
uso del papel, con los consiguientes
beneficios para el medio ambiente.
Ventajas para la
organización
Siendo la información la “materia pri-
ma” fundamental en la toma de de-
cisiones de cualquier organización, la
mayoría de las empresas archivan sin
discriminación todos los documentos
que producen y que reciben, aun a sa-
biendas de que cuando quieran acce-
der a un dato valioso, no conseguirán
extraerlo con la agilidad necesaria.
Esto nos lleva a identificar dos pri-
meros beneficios fundamentales de
la oficina sin papeles: la disminución
del tiempo de localización de la in-
formación, así como del espacio y
coste tanto de almacenaje como de
sus procesos asociados.
En el ámbito de cualquier organi-
zación, cabe destacar otros muchos
beneficios de una oficina sin pape-
les: procesos y servicios más eficaces
y eficientes, disminución del tiempo
de respuesta aumentando la calidad
y rapidez de los servicios, optimiza-
ción de los recursos y aumento de la
productividad, disminución de erro-
res y costes, rápido acceso a la in-
formación en cualquier momento y
desde cualquier lugar, mayor control
y seguridad de la información, y me-
jora de la comunicación en la orga-
nización.
La oficina sin papeles está alinea-
da con las nuevas tendencias en en-
tornos de trabajo, donde desapare-
ce un alto porcentaje de ubicaciones
fijas en la oficina y se eliminan los es-
pacios de archivo físico.
Preservación del medio
ambiente
Evidentemente, las ventajas respecto
a la preservación del medio ambiente
no son menores: ahorro de papel; re-
ducción de los costes de eliminación
de residuos; y un menor impacto am-
biental por: la disminución de la utili-
zación de recursos naturales emplea-
dos en la fabricación del papel, el des-
censo de la contaminación producida
por los productos blanqueadores del
papel, la disminución de la energía y
costes empleados en imprimir y foto-
copiar, la reducción de residuos con-
taminantes como tóner y cartuchos
de tinta, o la bajada de costes y con-
taminación asociada a los procesos de
transporte de los documentos (men-
sajería, valijas, etc.).
¿Por dónde empezar? La
cartería digital
La base de la transformación digital
es la creación de un sistema de ges-
tión documental eficiente, que nece-
sariamente debe afianzarse sobre un
proceso de archivo digital eficaz y co-
herente que empieza justo en el mo-
mento de la recepción de los docu-
mentos.
La evolución de un servicio tradi-
cional, que realiza el 100% de los pro-
cesos físicos, y cuyos flujos de traba-
jo están vinculados al modo en el que
se recibe la documentación (formato
físico), es una tendencia que está de-
mandando el mercado. Ésta busca eli-
minar la entrada de papel en sus ofi-
cinas y una mayor eficiencia en la ges-
tión de la información, que es lo ver-
daderamente crítico.
La cartería digital “captura” la in-
formación, la transforma en forma-
to digital –por tanto, compatible con
los sistemas de gestión actuales– y
la distribuye electrónicamente a sus
destinatarios de forma ágil y contro-
lada, permitiéndoles acceder a ella
no sólo desde su puesto de traba-
jo y en horas de oficina, sino en cual-
quier otro momento y desde cual-
quier lugar.
Por todo ello, la cartería digital será
clave en el futuro y se constituye en el
eje o primera palanca de la estrategia
de transformación digital de las orga-
nizaciones, permitiéndoles dar un sal-
to y pasar de la mera gestión de do-
cumentos a una verdadera adminis-
tración de la información.
Luis del Barrio
Director de Marketing y Relaciones Externas de The Mail Company
La oficina sin papeles, ¿utopía o realidad?