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ARTÍCULO TÉCNICO
CONSULTORÍA Y
Gestión FM
E
n los últimos años, como
consecuencia de la eviden-
te necesidad de rediseñar su
estructura organizativa, las empresas
se han visto obligadas a realizar im-
portantes cambios, tanto a nivel in-
terno como en la búsqueda de nue-
vas ubicaciones. Estas modificaciones
han sido principalmente como con-
secuencia de la necesidad de reducir
costes por el decrecimiento o por el
crecimiento interno.
Por este motivo, la gestión de es-
pacios ha adquirido cada vez una ma-
yor importancia dentro de las acti-
vidades propias del Facility Manager,
tanto si se trata de un FMger a nivel
interno como a nivel externo con-
tratando los servicios de una consul-
toría FM.
Por ello el Facility Manager se ha
centrado, mayoritariamente, en el
aprovechamiento y optimización del
espacio con el fin de reducir los cos-
tes. Sin embargo, hemos de tener
en cuenta que la gestión de espa-
cios es un concepto vivo y no puede
limitarse únicamente a la reducción
de los costes directos, optimizando
la superficie ocupada, sino que tam-
bién debe de tener en cuenta la re-
ducción de costes de forma indirec-
ta, ya que al realizar cambios inter-
nos, tales como el aprovechamiento
de las sinergias entre departamen-
tos, la incorporación de las nuevas
filosofías conceptuales del trabajo,
así como realizar un buen diseño
del entorno laboral ayuda a la re-
ducción de costes.
En TBA Facilities creemos desde un
inicio en la participación del Facility
Manager en el desarrollo de un pro-
yecto de implantación o en la toma
de decisiones a nivel organizativo in-
terno de la empresa, ya que aporta
un gran valor.
De forma breve y resumida, sinteti-
zaremos el modelo de auditoría que
en TBA Facilities hemos desarrollado
para los clientes que precisen analizar
la eficiencia en el aprovechamiento y
optimización del espacio que ocupan
y, en definitiva, qué ahorros podría
suponer un efectivo aprovechamien-
to del mismo.
Análisis de la empresa
Independientemente del tipo de pro-
yecto del cual se esté desarrollando o
analizando e incluso si el Facility Ma-
nager es interno o externo, se debe-
rá tener en cuenta los siguientes pun-
tos, los cuales nos condicionarán a la
optimización del espacio, como son:
Tipo de empresa y ubicación de la
misma.
Implantación o reorganización in-
terna.
Necesidad de equipamientos o ser-
vicios varios.
Superficie disponible para uso de
oficina y/o para instalaciones.
Sinergia entre departamentos y lo-
gística interna de la empresa.
Incorporación de nuevos modelos
de trabajo.
Nivel de ocupación de personal fijo
o alterno.
Sostenibilidad en el puesto de trabajo.
El asunto principal que nos marca-
rá la gestión de espacios es el tipo de
empresa para la que se está desarro-
llando la auditoría. No es lo mismo
realizar la auditoría para una empre-
sa dedicada al desarrollo de
software
informático, que para una compa-
ñía que crea proyectos para el ter-
cer mundo.
Otro de los condicionantes impor-
tantes que hay que tener en cuenta
es la ubicación de la empresa, ya que
es muy diferente si nos encontramos
dentro de una urbe o Smart City o
en una ubicación aislada donde ape-
nas hay servicios. Como el objetivo
de este artículo no es el análisis de
la ubicación, no entraremos en más
detalles, pero es un hecho a tener
muy en cuenta y que comporta una
reflexión a la hora de tomar decisio-
nes. Esto nos condicionará el añadir o
no los espacios para equipamientos o
servicios varios.
Como tercer dato importante, an-
tes de proceder al análisis interno de
la empresa y de su funcionamiento,
es necesario saber si el proyecto es
para una nueva implantación o para
una reorganización interna. Este con-
dicionante marcará el plazo de tiem-
po en el que se desarrollen los cam-
bios, tanto a nivel logístico, como a ni-
vel social.
El siguiente paso a analizar es la ne-
cesidad o no, de los espacios desti-
nados a equipamientos, teniendo en
cuenta, como hemos puntualizado
anteriormente, el tipo de empresa,
el trabajo que se desarrolla en ella y
De Facility Manager aWorkspace Manager
Pedro José Jiménez Mata
Facility Manager de TBA Facilities