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REPORTAJE
GESTIÓN DE
Espacios
“Gracias a todo esto, más de 270
empleados en Madrid realizan sus ta-
reas de una forma diferente a como
lo solían hacer. De hecho, después de
seis meses trabajando en las nuevas
oficinas, el 82% de nuestros emplea-
dos manifestaron que no volverían al
modelo anterior, un dato significati-
vo que muestra que tomamos la me-
jor decisión”. Muchos de los clientes y
proveedores que les han visitado les
han trasladado su intención de adop-
tar el modelo. “Y no debemos olvi-
darnos de que hemos conseguido un
más del 50% del tiempo, las salas de
reuniones estaban ocupadas solo un
38% del tiempo y el 24% de las veces
con una sola persona haciendo una
videoconferencia o una conversación
telefónica. La conclusión: no era nece-
sario tanto espacio, se estaba pagando
por metro de más.
El siguiente paso fue visitar otras
compañías multinacionales y dejarse
aconsejar por expertos en planifica-
ción de espacios. Finalmente, la deci-
sión fue cambiar de sede, cumpliendo
una premisa: “mantener la balanza en-
tre la experiencia de nuestros clientes
y la de nuestros empleados, ya que es-
tablecer un excelente entorno de tra-
bajo es uno de los valores de Xerox”.
Junto con el cambio físico, se pro-
dujo el cambio de filosofía basada en:
“Yo soy mi lugar de trabajo”. Este con-
cepto está enfocado en la movilidad y
la flexibilidad: nadie es propietario de
nada, nadie es dueño de ninguna mesa,
despacho o sala de reunión, etc., pero
se proporciona a los empleados todos
los medios y espacios necesarios para
realizar el trabajo, cuando están en la
oficina o desde cualquier otro lugar.
“Lo importante es la consecución de
los objetivos”.
¿Cuál ha sido el
resultado?
“De un edificio con tres plan-
tas de 3.600 m
2
hemos pasado
a una oficina de planta y media
de poco más de 2.300 m
2
. He-
mos pasado de un modelo tra-
dicional de despachos para to-
dos los directores a un con-
cepto que denominamos como
«
Office for a Day
»
(Ofad). Es de-
cir, si un director de la compa-
ñía con equipo en España ne-
cesita trabajar un día en una
sala, lo puede hacer, pero re-
cogiendo todo cuando se mar-
cha para que la puedan uti-
lizar el resto de los emplea-
dos cuando no esté; antes los
managers tenían despachos
abiertos, ahora no tienen y se
sientan con el resto de los em-
pleados; se han habilitado zo-
nas de trabajo o de reuniones
informales para toda la oficina;
cada empleado tiene una ta-
quilla para guardar sus cosas;
ahora la densidad de la oficina
es homogénea; hay una mayor
flexibilidad ante los cambios al
no ser sitios fijos asignados. Y
hemos reducido la superficie
de nuestras oficinas para utili-
zar todo el espacio, que alqui-
lamos al 100%, sin desaprove-
char un solo hueco”.
Marta Sevila, responsable de la jefatura de Facilities y Real State en Xerox
España, junto a Paloma Melendo, directora de Facility M&S.
bios que en estas compañías ocurren
todos los años, y que repercutían, por
ejemplo, en el rediseño del espacio,
“sin contar con los altos costes aso-
ciados que esto suponía y el deterioro
temprano del mobiliario, etc.”.
El caso de Xerox España es el de un
proyecto estratégico requerido en un
momento presente, que se convierte
en una meta (futuro) donde el centro
son las personas y la tecnología. Así lo
explica Marta Sevila: “El proyecto sur-
ge porque desde Xerox Global Real
State se lanzó una política que suponía
la reducción de un 50% en la renova-
ción de todos los contratos de alquiler
de las sedes principales de los países”.
Nació derivado de la división financie-
ra.“Lo demás vino después”.
Un minucioso estudio de ocupa-
ción, decisión de esta responsable jun-
to a la directora financiera, la directo-
ra de Recursos Humanos y la presi-
denta de Xerox, llevado a cabo por
una consultora especializada en plani-
ficación de espacios, reveló “que había
margen para hacer las cosas de una
forma más eficiente y que el cambio
era posible”. Por ejemplo, el tiempo
medio de ocupación de la oficina era
del 71%, los despachos estaban vacíos